Як автоматично класифікувати електронні листи за кольором на основі теми в Outlook?

Категорії кольорів дозволяють швидко розпізнавати та групувати пов’язані елементи в Outlook, щоб ви могли легко відстежувати їх і покращувати ефективність. У цій статті ми поговоримо про те, як створити правило в Outlook для автоматичного призначення кольорових категорій повідомленням електронної пошти на основі їх тем.

Автоматично розподіляйте повідомлення електронної пошти за кольором за темою в Outlook

У своєму Outlook виберіть папку «Вхідні» облікового запису електронної пошти, до якого потрібно застосувати правило автоматичної категоризації, а потім виберіть будь-яке повідомлення з папки. Після цього виконайте наведені нижче дії.

1 На Головна вкладка, натисніть на Правила > Створити правило.

2. У спливаючому вікні Створити правило діалоговому вікні, натисніть на Додаткові параметри.

3 В Майстер правил запитувач Які умови ви хочете перевірити, виконайте наступне:

In Крок 1: Виберіть умову, перевірте другий варіант з (темою вибраного повідомлення) у темі.
In Крок 2: Відредагуйте опис правилаклацніть текст, підкреслений синім, щоб відкрити Текст пошуку діалогове вікно.
У спливаючому вікні Текст пошуку у діалоговому вікні введіть ключові слова або фрази в заголовку, на основі якого ви хочете автоматично класифікувати електронні листи.
Натисніть додавати.
Примітка: Якщо вам потрібно автоматично класифікувати повідомлення електронної пошти за кольором на основі кількох ключових слів або фраз, повторіть кроки iii і iv. І ви можете вибрати ключові слова або фрази в Список пошуку поле, а потім клацніть Видалення щоб видалити непотрібні.
Натисніть OK в Текст пошуку діалогове вікно, до якого потрібно повернутися Майстер правил.
Натисніть МАЙБУТНІ.

4 В Майстер правил запитувач Що ви хочете зробити з повідомленням, виконайте наступне:

In Крок 1: Вибір дії, перевірте віднести його до категорії категорії варіант.
In Крок 2: Відредагуйте опис правилаклацніть категорію, підкреслену синім, щоб відкрити Категорії кольорів діалогове вікно.
У спливаючому вікні Категорії кольорів виберіть одну або кілька категорій, які потрібно призначити повідомленням електронної пошти із заголовками, які містять слова або фрази, указані вами 3-й крок.
Натисніть OK в Категорії кольорів діалогове вікно, до якого потрібно повернутися Майстер правил.
Натисніть МАЙБУТНІ.

5 В Майстер правил запитувач Чи є якісь винятки, виберіть винятки в крок 1 якщо є, і відредагуйте опис винятку крок 2. Після завершення натисніть МАЙБУТНІ.

6 В Майстер правил щоб завершити налаштування правила, будь ласка, налаштуйте наступним чином:

In крок 1, вкажіть назву цього правила у полі введення.
In крок 2, перевірте Запустіть це правило зараз для повідомлень, які вже знаходяться в папці «Вхідні”, щоб призначити колірні категорії повідомленням у папці "Вхідні", які відповідають вказаним вами умовам; Перевірте Увімкніть це правило можливість призначити колірні категорії вхідним повідомленням електронної пошти, які відповідають указаним вами умовам.
In крок 3, ви можете переглянути деталі правила, які ви вказали. Якщо вам потрібно змінити будь-який критерій, клацніть підкреслене значення для редагування.
Після завершення натисніть обробка.

7. З’явиться діалогове вікно з повідомленням про те, що правило працює лише під час перевірки електронної пошти в Outlook. Натисніть OK.

8. Тепер правило успішно створено. Якщо вам знадобиться перевірити або відредагувати це в майбутньому, перейдіть до Правила > Створити правило. І не забудьте вибрати правильну папку, як показано на знімку екрана нижче.

Статті по темі

Як призначити та відредагувати категорії кольорів для елементів Outlook?

Призначення кольорових категорій певним елементам Outlook, таким як повідомлення електронної пошти, події та контакти, дозволяє швидко розпізнавати та групувати пов’язані елементи в Outlook, щоб ви могли легко відстежувати їх і покращувати ефективність. Якщо будь-який з елементів відноситься до кількох категорій, просто призначте йому більше кольорових категорій. У цій статті ми познайомимося з методами призначення кольорової категорії елементу Outlook, створенням власних категорій, зміною кольору або назви наявної кольорової категорії та іншими швидкими методами застосування категорій для виділення елементів Outlook.

Як автоматично призначити категорію кольору нарадам після їх прийняття в Outlook?

У своїй щоденній роботі ви можете отримувати кілька електронних листів про зустрічі в Outlook. Іноді ви хочете автоматично призначити конкретну кольорову категорію для нарад, коли вони приймаються. Як правило, ви можете призначити їх вручну, але, це буде складно встановити їх по одному. У цій статті я розповім про те, як автоматично виконати це в Outlook.

Як згрупувати повідомлення електронної пошти за вказаними категоріями кольорів у Outlook?

Іноді ви позначаєте повідомлення електронної пошти заданими кольоровими категоріями, і тоді ви можете легко керувати цими повідомленнями чи дізнаватися про них або для інших цілей. Коли маса повідомлень електронної пошти стовпиться в поштовій папці, важко зразу дізнатись повідомлення електронної пошти, позначені певними категоріями кольорів. Насправді існує кілька прийомів для швидкого групування повідомлень електронної пошти за визначеними кольоровими категоріями в Microsoft Outlook.

Як згорнути або розгорнути всі категорії кольорів за замовчуванням у Outlook?

Припустімо, що ви призначили кольорові категорії для повідомлень електронної пошти в Outlook і згрупували всі свої повідомлення на основі різних категорій. Однак щоразу, коли ви розгортаєте або згортаєте папку в Outlook, а потім існуєте та повертаєтеся до папки, ви можете виявити, що групи груп повертаються до початкового вигляду. У цьому підручнику ми розповімо про те, як зберегти згортання Outlook або розширити категорії кольорів. Прочитайте далі, щоб дізнатися, як.