Відкрийте майбутнє електронної пошти: підвищення ефективності Outlook за допомогою Kutools AI

У швидкоплинному світі цифрових комунікацій ефективність є ключовою, а ефективне керування електронною поштою може заощадити ваш час і зусилля. Введіть Kutools AI для Outlook, потужний інструмент, призначений для покращення роботи з електронною поштою, запроваджуючи інтелектуальні навички, які спрощують ваш робочий процес. Незалежно від того, чи створюєте ви електронні листи, перекладаєте вміст чи відповідаєте на повідомлення, Kutools AI пропонує низку можливостей, які можуть змінити вашу взаємодію з електронними листами. У цьому підручнику ви дізнаєтесь про Kutools AI для Outlook, чому це обов’язковий інструмент, як його налаштувати та як інтегрувати його у щоденну роботу з електронною поштою для максимальної продуктивності.

• Приклади використання Kutools ШІ в що входить електронні листи:
  • Підсумок по електронній пошті
  • Швидка відповідь
• Приклади використання Kutools ШІ в вихідний електронні листи:
  • Створення електронного листа
  • Продовжуйте писати

• Спеціальні та додані навички для персоналізованого використання
• Персональні відповіді з інформацією з історії електронних листів
• Керуйте ручним/автоматичним режимами та налаштовуйте параметри дисплея

• Швидке керування та доступ у Kutools AI панель
• Керування створеним вмістом у вікні навичок
• Найкращі практики використання Kutools AI

Що таке Kutools Штучний інтелект для Outlook?

Kutools AI для Outlook – це вдосконалена функція, розроблена компанією ExtendOffice, плавно інтегруючи технології ШІ від провідних моделей, як OpenAI та GoogleAI у вашій щоденній електронній пошті. Як частина комплексного набору понад 100 інструменти в Kutools for Outlook, він змінює спосіб керування електронною поштою та взаємодії з нею. Завдяки інтуїтивно зрозумілому інтерфейсу, Kutools AI надає потужні можливості для підвищення продуктивності під час читання та написання електронної пошти.

Панель навичок читання (для аналізу та відповіді на отримані електронні листи)

• Підсумки: отримуйте стислі підсумки, щоб швидко зрозуміти основні моменти довгих електронних листів.
• відповісти: використовуйте ШІ для ефективних і детальних відповідей на електронні листи. (Підтримується використання надісланих електронних листів для отримання відповідної інформації.)
• Швидка відповідь: пропонує різні варіанти відповіді та генерує відповідь на основі обраного вами напрямку. (Підтримується використання надісланих електронних листів для отримання відповідної інформації.)
• Дякую, відповідь: Створіть стислий лист подяки, який допоможе вам швидко висловити вдячність.
• Перекласти: миттєво перекладайте вхідні електронні листи на бажану мову, забезпечуючи безперебійне спілкування.
• Аналізувати: проаналізуйте емоційну тенденцію вмісту електронної пошти, щоб допомогти вам визначити, чи є настрій позитивним, негативним чи нейтральним.
• Витяг: Витягніть з електронного листа структуровану інформацію, таку як імена, місця, дати та суми, щоб допомогти вам швидко зрозуміти ключові дані у вмісті.
• Спеціальні навички : Створіть власні навички, налаштувавши рольові підказки, командні підказки та додавши додаткові параметри, щоб задовольнити свої унікальні потреби в управлінні електронною поштою.

Панель навичок письма (для складання та вдосконалення вихідних електронних листів)

• Писати: Використовуйте допомогу штучного інтелекту, щоб пришвидшити процес написання електронних листів за допомогою індивідуальних пропозицій.
• полірування: Автоматично вдосконалюйте чернетки електронної пошти за граматикою, тоном і стилем, забезпечуючи професійну обробку.
• Продовжуйте писати: дозвольте штучному інтелекту надавати контекстні пропозиції та завершення, щоб допомогти вам продовжувати писати чернетки.
• Перекласти: легко перекладайте свої чернетки електронної пошти на інші мови, готуючи їх для глобальної аудиторії.
• перевірити: перевірте та виправте орфографічні та граматичні помилки в електронному листі, щоб забезпечити точність мови.
• Розширювати: розгорніть ключову інформацію електронного листа та надайте докладні пояснення для більш повного змісту.
• Запропонувати: надайте пропозиції щодо логічних покращень або конфіденційного вмісту за допомогою логічного аналізу або перегляду вмісту.
• Спеціальні навички : Створіть власні навички, налаштувавши рольові підказки, командні підказки та додавши додаткові параметри, щоб задовольнити свої унікальні потреби в управлінні електронною поштою.

Чому вибрати Kutools Штучний інтелект для вашого світогляду?

У сучасному швидкому цифровому світі ефективна комунікація є ключовою. Kutools AI використовує передову технологію штучного інтелекту, щоб гарантувати, що ваші електронні листи не просто читаються, але відчуваються, розуміються та цінуються. Йдеться про вдосконалення вашої гри в електронній пошті та про те, щоб кожна взаємодія стала більш значущою та ефективнішою. Незалежно від того, керуєте ви потоком щоденних електронних листів чи зосереджуєтеся на одному важливому повідомленні, Kutools AI є вашим стратегічним партнером, який гарантує, що ви будете попереду в комунікаційній грі. Ось деякі з них ключові переваги Що Kutools AI пропонує:

⏰ Автоматизація, що заощаджує час: Автоматизує рутинні завдання електронної пошти, такі як підсумок електронної пошти та швидку відповідь, звільняючи час для більш важливих завдань і підвищуючи загальну продуктивність.

🌐 Універсальна інтеграція AI: Kutools AI підтримує широкий спектр платформ штучного інтелекту, включаючи OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI і SenseNovaAI, що дає вам можливість вибрати найкращу модель штучного інтелекту для точного й ефективного керування електронною поштою.

🖥️ Зручний інтерфейс: Має інтуїтивно зрозумілий і простий у навігації інтерфейс, що дозволяє користувачам будь-якого рівня техніки легко покращити керування електронною поштою та спілкування.

🌓 Функціональність подвійного режиму: Kutools AI пропозиції Ручний режим та Автоматичний режим. В автоматичному режимі такі завдання, як підсумки електронною поштою та швидкі відповіді, створюються автоматично. Перемикання між режимами здійснюється одним клацанням миші, що дозволяє налаштувати інструмент відповідно до робочого процесу.

💡 Спеціальні навички: кравець Kutools AI для ваших конкретних потреб в управлінні електронною поштою, створивши власні навички. Налаштуйте рольові підказки, командні підказки та додаткові параметри, щоб ШІ працював саме так, як ви хочете, забезпечуючи максимальну гнучкість і ефективність обробки ваших електронних листів.

📚 Вивчення історії електронної пошти: Під час створення відповідей, Kutools AI використовує вашу минулу взаємодію електронною поштою (після того, як ви додали історію електронних листів), щоб надавати відповіді з урахуванням контексту, пропонуючи точні відповіді на основі попередніх обговорень. Згодом відповіді стають точнішими та адаптованими до вашого стилю спілкування для персоналізованої взаємодії.

🌍 Можливості перекладу мов: Долає мовні бар’єри за допомогою складних моделей для точного перекладу, полегшуючи глобальне спілкування.

️ Повна інтеграція з Outlook: Розроблений виключно для Outlook, він покращує роботу електронної пошти у звичному середовищі, забезпечуючи інтуїтивно зрозумілий і ефективний робочий процес.

✏️ Підвищена ясність і професіоналізм: Використовує вдосконалені лінгвістичні моделі для оптимізації ваших електронних листів, гарантуючи ясність і професіоналізм у кожному надісланому вами повідомленні.

🔐 Покращена конфіденційність і безпека: Використовує найновіші протоколи шифрування та безпеки, щоб гарантувати захист ваших даних електронної пошти, забезпечуючи вам спокій у безпеці ваших комунікацій.

Як налаштувати Kutools Штучний інтелект для Outlook для підвищення ефективності роботи електронної пошти?

Перетворення вашого досвіду електронної пошти за допомогою Kutools AI знаходиться всього в декількох кроках. Тут ми покажемо вам покроковий посібник із налаштування Kutools AI у вашому Outlook.

Крок 1: Встановіть Kutools AI

перейдіть до скачати сторінку щоб завантажити та встановити Kutools for Outlook , Щоб отримати Kutools AI.

Крок 2: Активуйте Kutools AI

1. Після встановлення Kutools for Outlook, перейдіть до Kutools та натисніть AI.

2. Kutools AI Guide з’явиться діалогове вікно. Це знайомить з навичками, які Kutools AI пропозиції. Натисніть на Далі Кнопка продовжити.

3. Умовами користування з'явиться. Натисніть Далі.

4. Тепер ви можете активувати Kutools AI вибравши Постачальник AI і введення відповідного Ключ API. Після завершення натисніть OK.

Після натискання OK, Kutools AI з’явиться панель у правій частині вікна Outlook, як показано нижче. Продовжуйте читати приклади того, як ним користуватися!

Скористайтеся кнопкою Kutools Штучний інтелект у вашому робочому процесі з прикладами

Підсумок електронної пошти: вилучення ключових моментів із довгих повідомлень

Ви щойно відкрили свою папку "Вхідні" та знайшли довгий електронний лист від клієнта, у якому описуються різноманітні оновлення проекту та запити. Замість того, щоб пробиратися крізь щільний текст, ви можете покластися на Kutools AI's Підсумки майстерність. Коли ви відкриваєте електронний лист, штучний інтелект швидко генерує короткий підсумок, виділяючи найважливішу інформацію. Це дає змогу швидко зрозуміти основні моменти та визначити пріоритетність наступних кроків, заощаджуючи дорогоцінний час і гарантуючи, що ви не пропустите жодної важливої ​​деталі.

1. Перейдіть на вкладку Kutools AI переконайтеся, що ви перебуваєте в Панель читання.
2. Виберіть електронний лист, який потрібно підсумувати.

Команда Підсумки автоматично генерує стислий виклад основних моментів електронного листа, як показано нижче:

Швидка відповідь: генерація миттєвих відповідей з урахуванням контексту

Замість того, щоб витрачати час на створення відповіді з нуля, Kutools AI's Швидка відповідь skill допомагає проаналізувати контекст електронної пошти та пропонує кілька основ для детальної відповіді.

1. Перейдіть на вкладку Kutools AI переконайтеся, що ви перебуваєте в Панель читання.
2. Виберіть електронний лист, на який хочете відповісти. The Швидка відповідь skill автоматично створить кілька основ відповідей, як показано нижче.

   

   Поради:

   • Якщо ви виберете текст в електронному листі, він відповість на вибраний вміст. В іншому випадку він відповість на весь електронний лист.
   • Якщо жодна з основ відповіді не підходить, ви можете натиснути "Не підходить?" і введіть бажану базу.

3. Виберіть одну з основ відповіді, щоб створити відповідь.

4. Натисніть відповісти кнопку. Відповідь буде вставлено в чернетку електронної пошти, готову для перегляду, редагування та надсилання.

   

Створення електронних листів: створення початкових повідомлень за допомогою штучного інтелекту

Коли вам потрібно поговорити з клієнтом після зустрічі, але ви не знаєте, з чого почати, Kutools AI's Писати майстерність входить, пропонуючи контекстні пропозиції, які допоможуть вам створити своє повідомлення. Як тільки ви надасте Kutools AI з ключовими моментами, він пропонує фрази та структури, адаптовані до ваших потреб, що дозволяє швидко створити професійний і зрозумілий електронний лист.

1. Перейдіть на вкладку Kutools AI переконайтеся, що ви перебуваєте в Панель написання.
2. Перейдіть на вкладку Писати введіть ключові моменти та натисніть Генерувати .
3. Натисніть Insert щоб додати згенеровану чернетку до тіла електронної пошти.

Продовжуйте писати електронну пошту: продовження з того місця, де ви зупинилися

Ви почали писати докладний електронний лист, але на півдорозі вас перервали, і вам довелося залишити його незавершеним. Коли ти повернешся, Kutools AI's Продовжуйте писати skill готовий допомогти вам продовжити з того місця, де ви зупинилися. AI переглядає контекст вашої незавершеної чернетки та пропонує пропозиції щодо продовження та завершення вашого повідомлення.

Навичка «Продовжувати писати» працює так: Коли ви надсилаєте відповідь на електронний лист у папці "Вхідні", Панель читання автоматично перемикається на Панель написання. Коли ви починаєте писати свою відповідь, Продовжуйте писати skill автоматично продовжує чернетку для вас. Після створення вмісту натисніть Insert кнопку, щоб швидко вставити його в чернетку.

Перетворення Kutools Штучний інтелект у вашому особистому помічнику

Ви можете оптимізувати: від додавання та персоналізації навичок до дозволу штучному інтелекту вивчати вашу історію електронної пошти Kutools AI стати вашим персональним помічником. Завдяки цим функціям ви отримуватимете точніші відповіді з урахуванням контексту та матимете можливість точно налаштувати навички ШІ відповідно до ваших конкретних потреб.

• Спеціальні та додані навички для персоналізованого використання
• Підбирайте відповіді за допомогою статистики з історії електронних листів
• Керуйте ручним/автоматичним режимами та налаштовуйте параметри дисплея

Спеціальні та додані навички для персоналізованого використання

У нижній частині Kutools AI панелі, є Управління бібліотекою навичок кнопка, яка відкриває Управління бібліотекою навичок діалогове вікно після натискання.

Перейдіть на вкладку Управління бібліотекою навичок у діалоговому вікні можна налаштувати навички для обох Панель читання та Панель написання:

1. Виберіть Панель читання or Панель написання керувати навичками на цій панелі.
2. Поставте прапорець біля навички, щоб активувати її та відобразити в Kutools AI панель. Зніміть прапорець, щоб вимкнути навик і приховати його на панелі.
3. Виберіть навичку, щоб налаштувати її налаштування, зокрема:
   • Підказка про роль: Скеровує ШІ прийняти певну поведінку та стиль.
   • Командний рядок: наказує штучному інтелекту виконати певне завдання.
   • Додаткові опції: Дозволяє подальше налаштування з можливістю додавати більше налаштувань за допомогою Додати параметри .
4. Додайте новий навик, натиснувши значок Додати навички кнопку, щоб створити її відповідно до ваших потреб.

Підбирайте відповіді за допомогою статистики з історії електронних листів

відповісти навички Kutools AI підтримка вивчення історичних розмов електронною поштою. Створюючи локальну базу даних, яка зберігає дані минулих електронних листів, штучний інтелект може аналізувати попередні повідомлення, підвищуючи точність і контекстну релевантність своїх відповідей для більш точних відповідей з урахуванням контексту.

Ти можеш вручну додати історичні електронні листи до електронної пошти. Або увімкніть функцію автоматичного додавання так що електронні листи одразу додаються до Email Learning після надсилання, допомагаючи системі Al навчатися та краще адаптуватися.

Ручне додавання

1. Натисніть Навчання електронною поштою кнопка в відповісти or Швидка відповідь коробка в Kutools AI панель

2. Натисніть Ручне додавання .

3. У спливаючому вікні Ручне додавання виберіть електронні листи, які хочете дізнатися, і натисніть OK.

• Щоб вибрати усі електронні адреси облікового запису, поставте прапорець перед обліковим записом.
• Щоб вибрати електронні листи один за одним, поставте прапорець перед електронним листом.
• Щоб вибрати електронних листів за останній місяць, Натисніть Електронні листи за останній місяць зв'язок.
• Щоб вибрати електронних листів за останній рік, Натисніть Електронні листи за минулий рік зв'язок.

4. Відкриється діалогове вікно, яке нагадає вам про кількість електронних листів, які потрібно вивчити. Натисніть Так.

5. Ще одне спливаюче діалогове вікно нагадає вам про кількість успішно засвоєних електронних листів. Натисніть OK.

Автоматичне додавання

Натисніть Навчання електронною поштою кнопка в відповісти or Швидка відповідь коробка в Kutools AI панелі, а потім виконайте наступне.

1. Оберіть Автоматичне додавання прапорець.
2. Виберіть облікові записи електронної пошти, установивши прапорці поруч із кожною адресою, щоб електронні листи, надіслані з них, автоматично додавалися до електронної пошти.
3. Натисніть Зберегти .

Керуйте ручним/автоматичним режимами та налаштовуйте параметри дисплея

Kutools AI дозволяє налаштувати його роботу та візуальний інтерфейс відповідно до ваших індивідуальних уподобань і робочого процесу:

• Деякі навички налаштовані спочатку Автоматичний режим, тоді як інші діють у Ручний режим. Щоб перемикатися між ручним і автоматичним режимами для певної навички, просто натисніть перемикач у верхньому правому куті поля навичок.
  

  Ось різниця між навичками автоматизації в Панель читання і Панель написання:

  • Панель читання: Набір навичок Автоматичний режим автоматично запускатиметься кожного разу, коли буде переключено на нову електронну пошту.
  • Панель написання: Навички в Автоматичний режим запускатиметься автоматично, коли змінюватиметься вибір у чернетці, за винятком навички «Продовжити писати», яка запускатиметься лише тоді, коли змінюватиметься сам вміст.
  Порада:

  Після переходу навику на Ручний режим, Натисніть Генерувати кнопку, щоб отримати результати. Якщо в електронному листі вибрано текст, навичка оброблятиме лише вибраний вміст; інакше він обробить весь електронний лист. In Автоматичний режим, навички оброблять весь електронний лист після того, як ви його виберете. Якщо ви хочете обробити лише частину електронного листа, виділіть потрібний розділ, а потім натисніть Регенерувати значок у нижньому лівому куті.

• Ви можете персоналізувати дисплей, вибравши будь-який з них Перегляд однієї сторінки щоб побачити всі навички в Kutools AI панелі відразу, або Перегляд із вкладками щоб організувати навички в окремих вкладках.
  

Поради щодо максимізації ефективності Kutools AI

Ось кілька порад і підказок щодо використання Kutools AI в Outlook:

Що ви можете швидко контролювати та отримувати доступ у Kutools Панель штучного інтелекту

Для перемикання між Панель читання та Панель написання, перемкніть Панель читання/письма . Для перемикання між Перегляд однієї сторінки та Перегляд із вкладками, перемкніть Перегляд однієї сторінки/вкладок . Щоб легко перемикатися між різними постачальниками та моделями штучного інтелекту в Kutools на панелі ШІ натисніть кнопку Використана модель AI спадне меню та виберіть потрібний варіант зі списку. Щоб перемикатися між ручним і автоматичним режимами для певної навички, просто натисніть перемикач у вікні навичок. Якщо потрібно, натисніть на Розгорнути вміст кнопку для перегляду повного вмісту результату. Мова, яку використовує навичка, за замовчуванням відповідатиме налаштуванням Outlook. Ви можете змінити його, вибравши Language спадне меню у вікні навичок. Розширюючи Додаткові опції у розкривному меню ви можете вибрати опцію, щоб направляти ШІ для отримання більш конкретних результатів. Вміст, згенерований штучним інтелектом, може бути неправильним, перевірте важливу інформацію.

Що ви можете зробити зі створеним вмістом у вікні навичок