Опанування розкривних списків у Excel: вичерпний посібник
Розкривний список — це потужна функція в Excel, яка дозволяє користувачам вибирати значення з попередньо визначених параметрів замість ручного введення, забезпечуючи кращу точність і ефективність введення даних. Незалежно від того, початківець ви чи досвідчений користувач Excel, розуміння та використання розкривних списків може значно підвищити вашу продуктивність і можливості керування даними. У цій статті ми крок за кроком представимо різні способи створення розкривного списку в Excel.
Відео: створення спадного списку
Підпишіться на наш канал зараз: отримуйте найкращі поради щодо Excel!
Створіть розкривний список
Давайте почнемо вивчати, як створити розкривний список в Excel.
Створіть розкривний список, ввівши його вручну
Крок 1: виберіть комірки, які ви хочете розмістити в розкривному списку
Крок 2. Перейдіть на вкладку Дані та натисніть Перевірка даних
Крок 3: укажіть параметри в діалоговому вікні Перевірка даних
під Налаштування вкладці, будь ласка, вкажіть налаштування нижче:
- Вибирати список від дозволяти випадаючий список;
- Введіть елементи, які потрібно відобразити, у розкривному списку в Source розділ, розділіть їх комою;
- Натисніть OK.
Результат:
Тепер розкривний список створено.
Переваги цього методу: не потрібен робочий аркуш або діапазон для розміщення вихідного списку.
Недоліки цього методу: Якщо ви хочете додати, видалити або відредагувати елементи спадного списку, вам потрібно перейти до Перевірка достовірності даних діалогове вікно для повторного редагування елементів Source ящик вручну.
Перш ніж переходити до наведених нижче методів для створення розкривного списку, вам потрібно визначити або створити елементи, які ви хочете включити до розкривного списку. Це називається «списком джерел», який має бути організовано в межах певного діапазону.
Переконайтеся, що кожен елемент вихідного списку знаходиться в окремій клітинці. Цей список може бути на тому самому аркуші щойно створеного спадного списку, на іншому аркуші чи в іншій робочій книзі.
Створіть розкривний список із діапазону
Щоб створити розкривний список на основі діапазону значень клітинок, виконайте наведені нижче дії.
Крок 1: виберіть комірки, які ви хочете розмістити в розкривному списку
Крок 2. Перейдіть на вкладку Дані та натисніть Перевірка даних
Крок 3: укажіть параметри в діалоговому вікні Перевірка даних
під Налаштування вкладці, будь ласка, вкажіть налаштування нижче:
- Вибирати список від дозволяти випадаючий список;
- Натисніть значок вибору
щоб вибрати список джерел у Source розділ; - Натисніть OK.
Результат:
Тепер розкривний список створено.
Переваги цього методу: Ви можете змінити свій розкривний список, вносячи зміни в діапазон, на який посилається (вихідний список), без необхідності редагувати елементи один за одним у Source розділ Перевірка достовірності даних діалог
Недоліки цього методу: якщо ви хочете додати елементи нижче або видалити елементи зі спадного списку, вам потрібно оновити діапазон, на який посилається, у Source розділ Перевірка достовірності даних діалог. Щоб автоматично оновлювати елементи на основі вихідного списку, ви повинні перетворити вихідний список на таблицю.
Tips :
-
Якщо ви не бажаєте перетворювати вихідний список на таблицю або вручну оновлювати діапазон посилання в Перевірка достовірності даних у діалоговому вікні під час додавання нових елементів, ось дві поради щодо автоматичного оновлення розкривного списку під час додавання нових елементів у вихідний список.
-
Коли ви вибираєте список джерел у Перевірка достовірності даних, додайте кілька порожніх клітинок внизу вихідних даних, ви можете додати нові елементи до списку джерел, ввівши порожні клітинки.
-
Вставте нові рядки у вихідний список, потім введіть нові елементи у вихідний список, після чого розкривний список буде оновлено.
-
Створіть спадний список за допомогою Kutools
Ось зручна функція – Створіть простий розкривний список of Kutools для Excel може дозволити вам швидко та легко створити спадний список з меншою кількістю кліків. Ось як це зробити:
- Виберіть клітинку(и), щоб розмістити розкривний список;
- Натисніть Кутулс та натисніть Випадаючий список > Створіть простий розкривний список;
- Виберіть діапазон комірок (або безпосередньо введіть елементи, розділені комами), які потрібно відобразити в розкривному списку, клацніть OK.
Примітки:
- Перш ніж використовувати цю функцію, спочатку встановіть Kutools для Excel. Натисніть, щоб завантажити та отримати безкоштовну 30-денну пробну версію.
- Окрім цієї функції, існують інші зручні функції для легкого створення розширених розкривних списків, наприклад створити a залежний розкривний список, створити розкривний список із кількома виборами, створити розкривний список із прапорцями, і так далі.
Створення розкривного списку з таблиці (динамічний)
Якщо ви хочете створити динамічний спадний список, який автоматично оновлюється, коли ви додаєте або видаляєте елементи з вихідного списку, вам слід розмістити вихідні дані в таблиці Excel.
Крок 1. Перетворіть вихідний список на таблицю
Виберіть список джерел і натисніть Insert > таблиця, і в Створити таблицю діалогове вікно, якщо вибір містить заголовок стовпця, поставте галочку У моїй таблиці є заголовки, потім натисніть кнопку OK.
Крок 2: виберіть комірки, які ви хочете розмістити в розкривному списку
Крок 3. Перейдіть на вкладку Дані та натисніть Перевірка даних
Крок 4: укажіть параметри в діалоговому вікні Перевірка даних
під Налаштування вкладці, будь ласка, вкажіть налаштування нижче:
- Вибирати список від дозволяти випадаючий список;
- Натисніть значок вибору щоб вибрати діапазон таблиці (за винятком заголовка) у Source розділ;
- Натисніть OK.
Результат:
Розкривний список створено.
І коли ви додаєте або видаляєте елементи з вихідної таблиці, розкривний список буде оновлено одночасно.
Переваги цього методу: Ви можете змінити свій розкривний список, вносячи зміни у вихідну таблицю, включаючи редагування існуючих елементів, додавання нових або видалення елементів.
Недоліки цього методу: Ні.
- Щоб увімкнути автоматичне оновлення розкривного списку, коли до таблиці додаються нові елементи, виконайте такі дії:
- Натисніть на останній елемент у таблиці.
- Натисніть клавішу Enter, щоб перейти до наступної клітинки.
- Введіть новий елемент у клітинку, і він автоматично буде включений у розкривний список.
- Якщо таблиця автоматично не розширює діапазон, перейдіть до філе > Опції > теплоізолюючі клацнути Параметри автокорекції, і перевірити Автоматично включайте нові рядки та стовпці в таблицю під час роботи опція під Автоформат під час набору тексту Вкладка.
Створіть розкривний список із назви діапазону
Якщо ви створюватимете розкривні списки на кількох аркушах на основі того самого вихідного списку, я рекомендую вам створити назву діапазону для вихідного списку, щоб на нього було легко посилатися.
Крок 1. Створіть назву діапазону для вихідного списку
Виберіть вихідний список і перейдіть до поля назви (біля рядка формул) і введіть для нього назву (ім’я не може містити пробіл або інші спеціальні символи), а потім натисніть Що натомість? Створіть віртуальну версію себе у ключ для завершення.
Крок 2: виберіть комірки, які ви хочете розмістити в розкривному списку
Крок 3. Перейдіть на вкладку Дані та натисніть Перевірка даних
Крок 4: укажіть параметри в діалоговому вікні Перевірка даних
під Налаштування вкладці, будь ласка, вкажіть налаштування нижче:
- Вибирати список від дозволяти випадаючий список;
- Введіть знак рівності та ім’я, яке ви вказали на кроці 1, у Source розділ як
Ви також можете натиснути на Source texbox і натисніть F3 ключ для відкриття Вставити ім'я діалогове вікно, потім виберіть потрібну назву діапазону зі списку та клацніть OK щоб вставити його в текстове поле.=SourceList - Натисніть OK.
Результат:
Розкривний список створено.
Переваги цього методу: ви можете легко та швидко створювати розкривні списки на кількох аркушах, ввівши назву в поле Source розділ в Перевірка достовірності даних діалог
Недоліки цього методу: якщо ви хочете додати елементи нижче або видалити елементи зі спадного списку, вам потрібно оновити названий діапазон у Менеджер імен.
Створіть розкривний список з іншої книги
Якщо вихідний список і розкривний список, який потрібно створити, знаходяться в різних книгах, коли ви вибираєте вихідний список у Source розділ Перевірка достовірності даних діалогове вікно, з’явиться сповіщення, щоб запобігти створенню.
У цьому розділі ви дізнаєтеся, як створити розкривний список з іншої книги.
Крок 1. Створіть назву діапазону для вихідного списку у вихідній книзі
У вихідній книзі виберіть вихідні елементи, які потрібно відобразити в розкривному списку. Потім перейдіть до Ім'я Box який знаходиться поруч з Бар Формула, введіть назву, наприклад "Список джерел".
Крок 2. Визначте ім’я, яке посилається на ваш вихідний список у книзі розкривного списку
-
Увімкніть робочу книгу, у якій потрібно створити розкривний список, клацніть Formula > Визначте ім’я.
-
У вискакуванні Нове ім'я діалогове вікно, встановлене, як показано нижче:
- Введіть назву в ІМ'Я коробка, наприклад предмети;
- Введіть знак рівності, а потім ім’я вихідної книги та ім’я, яке ви визначили для списку джерел на кроці 1 у Посилається тo коробка, наприклад
=SourceFile.xlsx!SourceList - Натисніть OK.
- Зазвичай SourceFile — це ім’я вихідної книги з розширенням файлу. Якщо розширення файлу відсутнє, просто поставте після нього знак оклику (!) і назву діапазону. Якщо ім’я робочої книги містить пробіли або неалфавітні символи, її слід додати до назви книги. одинарні лапки подобається це:
='Source File.xlsx'!SourceList - Не забудьте використовувати знак оклику між іменем робочої книги та діапазонованим іменем.
Крок 3: виберіть комірки, які ви хочете розмістити в розкривному списку
Крок 4. Перейдіть на вкладку Дані та натисніть Перевірка даних
Крок 5: укажіть параметри в діалоговому вікні Перевірка даних
під Налаштування вкладці, будь ласка, вкажіть налаштування нижче:
- Вибирати список від дозволяти випадаючий список;
- Введіть знак рівності та ім’я, яке ви визначили на кроці 3, у Source розділ, як
=Items - Натисніть OK.
Результат:
Розкривний список створено.
Недоліки цього методу: якщо вихідну книгу закрито, розкривний список не працюватиме. І розкривний список не може оновлюватися, коли нові елементи додаються до вихідного списку.
Сповіщення про помилку (дозволити інші записи)
За замовчуванням розкривний список дозволяє вводити в комірку лише значення зі списку. Якщо ви введете значення, якого немає у розкривному списку, і натиснете клавішу Enter, з’явиться сповіщення про помилку, як показано на знімку екрана нижче. Коли ви натискаєте на Повторити кнопку, введене значення вибирається для повторного редагування. Натиснувши на Скасувати кнопка скине введене значення.
-
Якщо ви хочете дозволити користувачам вводити інші значення та припинити показ попередження про помилку, ви можете зробити наступне:
-
Виберіть комірки розкривного списку, які потрібно припинити сповіщення про помилку, клацніть дані > Перевірка достовірності даних.
-
У Перевірка достовірності даних діалогове вікно, під Повідомлення про помилку вкладку, зніміть прапорець Показувати попередження про помилку після введення недійсних даних прапорець. Клацніть OK.
Тепер, коли користувачі вводять інші значення, сповіщення про помилку не з’являється.
-
-
Якщо ви хочете дозволити користувачам вводити інші значення, а також показувати сповіщення для нагадування, виконайте такі дії:
-
Виберіть комірки розкривного списку, у які потрібно ввести інші значення, клацніть дані > Перевірка достовірності даних.
- У Перевірка достовірності даних діалогове вікно, під Повідомлення про помилку Вкладка:
- Тримайте Показувати попередження про помилку після введення недійсних даних прапорець встановлено;
- Select Інформація від стиль випадаючий список;
- вкажіть назва та Повідомлення про помилку, Натисніть OK.
Відтепер, коли користувачі вводять інші значення, з’являється діалогове вікно з нагадуванням про клацання OK щоб залишити введене значення, натисніть Скасувати щоб очистити введене значення.
-
- Ви також можете вибрати "попередження" від стиль перелічіть і надайте a назва та Повідомлення про помилку. Цей параметр функціонує подібно до «Інформації», але замість нього відображається жовтий значок попередження зі знаком оклику.
- Якщо ви не впевнені, який заголовок або текст повідомлення ввести, ви можете залишити поля порожніми. Excel відобразить сповіщення за замовчуванням.
Вхідна повідомлення
Під час створення розкривного списку ви можете додати повідомлення про введення, щоб нагадати користувачам вибрати елементи зі спадного списку під час вибору клітинки або іншої інформації, яку ви хочете показати.
1. Виберіть комірки розкривного списку, до яких потрібно додати вхідне повідомлення, клацніть дані > Перевірка достовірності даних.
2 В Перевірка достовірності даних діалогове вікно, під Вхідна повідомлення таб
- Тримайте Показувати вхідне повідомлення, коли клітинка вибраний прапорець встановлено;
- вкажіть назва та Вхідна повідомлення, Натисніть OK.
Тепер, коли користувачі вибирають клітинку розкривного списку, з’являється жовте текстове поле з інформацією, яку ви надали.
Інші примітки
-
За замовчуванням, коли розкривний список створюється, "Ігнорувати пусте" прапорець є обраний. Це означає, що користувачі можуть залишати комірки порожніми без появи сповіщень.
Якщо встановлено прапорець «Ігнорувати порожнє». без позначок, порожні клітинки в діапазоні розглядатимуться як недійсні записи, з’явиться сповіщення.
-
Якщо ви хочете змінити порядок елементів у розкривному списку, ви можете змінити порядок вихідного списку.
-
Якщо Перевірка достовірності даних функцію вимкнено, можливо, ви працюєте на захищеному аркуші. Щоб увімкнути перевірку даних, просто зніміть захист аркуша, а потім застосуйте потрібні параметри перевірки даних.
Найкращі інструменти продуктивності офісу
Покращуйте свої навички Excel за допомогою Kutools для Excel і відчуйте ефективність, як ніколи раніше. Kutools для Excel пропонує понад 300 додаткових функцій для підвищення продуктивності та економії часу. Натисніть тут, щоб отримати функцію, яка вам найбільше потрібна...
Вкладка Office Передає інтерфейс із вкладками в Office і значно полегшує вашу роботу
- Увімкніть редагування та читання на вкладках у Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Visio та Project.
- Відкривайте та створюйте кілька документів на нових вкладках того самого вікна, а не в нових вікнах.
- Збільшує вашу продуктивність на 50% та зменшує сотні клацань миші для вас щодня!
Зміст
- Відео: створення спадного списку
- Створіть розкривний список
- Ручним введенням
- З асортименту
- Від Kutools з меншою кількістю кліків
- З таблиці (динамічна)
- З назви діапазону
- З іншого трудового зошита
- Сповіщення про помилку (дозволити інші записи)
- Вхідна повідомлення
- Інші примітки
- Статті по темі
- Найкращі інструменти для підвищення продуктивності офісу
- Коментарі