Розкривний список — це потужна функція в Excel, яка дозволяє користувачам вибирати значення з попередньо визначених параметрів замість ручного введення, забезпечуючи кращу точність і ефективність введення даних. Незалежно від того, початківець ви чи досвідчений користувач Excel, розуміння та використання розкривних списків може значно підвищити вашу продуктивність і можливості керування даними. У цій статті ми крок за кроком представимо різні способи створення розкривного списку в Excel.

• Створіть розкривний список
• Ручним введенням
• З асортименту
• Від Kutools з меншою кількістю кліків
• З таблиці (динамічна)
• З назви діапазону
• З іншого трудового зошита
• Сповіщення про помилку (дозволити інші записи)
• Вхідна повідомлення
• Інші примітки

---

Відео: створення спадного списку

Підпишіться на наш канал зараз: отримуйте найкращі поради щодо Excel!

Створіть розкривний список

Давайте почнемо вивчати, як створити розкривний список в Excel.

Створіть розкривний список, ввівши його вручну

Крок 1: виберіть комірки, які ви хочете розмістити в розкривному списку

Крок 2. Перейдіть на вкладку Дані та натисніть Перевірка даних

Крок 3: укажіть параметри в діалоговому вікні Перевірка даних

під Налаштування вкладці, будь ласка, вкажіть налаштування нижче:

1. Вибирати список від дозволяти випадаючий список;
2. Введіть елементи, які потрібно відобразити, у розкривному списку в Source розділ, розділіть їх комою;
3. Натисніть OK.

Результат:

Тепер розкривний список створено.

Створіть розкривний список із діапазону

Щоб створити розкривний список на основі діапазону значень клітинок, виконайте наведені нижче дії.

Крок 1: виберіть комірки, які ви хочете розмістити в розкривному списку

Крок 2. Перейдіть на вкладку Дані та натисніть Перевірка даних

Крок 3: укажіть параметри в діалоговому вікні Перевірка даних

під Налаштування вкладці, будь ласка, вкажіть налаштування нижче:

1. Вибирати список від дозволяти випадаючий список;
2. Натисніть значок вибору щоб вибрати список джерел у Source розділ;
3. Натисніть OK.

Результат:

Тепер розкривний список створено.

Створіть спадний список за допомогою Kutools

Ось зручна функція – Створіть простий розкривний список of Kutools для Excel може дозволити вам швидко та легко створити спадний список з меншою кількістю кліків. Ось як це зробити:

1. Виберіть клітинку(и), щоб розмістити розкривний список;
2. Натисніть Кутулс та натисніть Випадаючий список > Створіть простий розкривний список;
3. Виберіть діапазон комірок (або безпосередньо введіть елементи, розділені комами), які потрібно відобразити в розкривному списку, клацніть OK.
   

Створення розкривного списку з таблиці (динамічний)

Якщо ви хочете створити динамічний спадний список, який автоматично оновлюється, коли ви додаєте або видаляєте елементи з вихідного списку, вам слід розмістити вихідні дані в таблиці Excel.

Крок 1. Перетворіть вихідний список на таблицю

Виберіть список джерел і натисніть Insert > таблиця, і в Створити таблицю діалогове вікно, якщо вибір містить заголовок стовпця, поставте галочку У моїй таблиці є заголовки, потім натисніть кнопку OK.

Крок 2: виберіть комірки, які ви хочете розмістити в розкривному списку

Крок 3. Перейдіть на вкладку Дані та натисніть Перевірка даних

Крок 4: укажіть параметри в діалоговому вікні Перевірка даних

під Налаштування вкладці, будь ласка, вкажіть налаштування нижче:

1. Вибирати список від дозволяти випадаючий список;
2. Натисніть значок вибору щоб вибрати діапазон таблиці (за винятком заголовка) у Source розділ;
3. Натисніть OK.

Результат:

Розкривний список створено.

І коли ви додаєте або видаляєте елементи з вихідної таблиці, розкривний список буде оновлено одночасно.

Створіть розкривний список із назви діапазону

Якщо ви створюватимете розкривні списки на кількох аркушах на основі того самого вихідного списку, я рекомендую вам створити назву діапазону для вихідного списку, щоб на нього було легко посилатися.

Крок 1. Створіть назву діапазону для вихідного списку

Виберіть вихідний список і перейдіть до поля назви (біля рядка формул) і введіть для нього назву (ім’я не може містити пробіл або інші спеціальні символи), а потім натисніть Що натомість? Створіть віртуальну версію себе у ключ для завершення.

Крок 2: виберіть комірки, які ви хочете розмістити в розкривному списку

Крок 3. Перейдіть на вкладку Дані та натисніть Перевірка даних

Крок 4: укажіть параметри в діалоговому вікні Перевірка даних

під Налаштування вкладці, будь ласка, вкажіть налаштування нижче:

1. Вибирати список від дозволяти випадаючий список;
2. Введіть знак рівності та ім’я, яке ви вказали на кроці 1, у Source розділ як

   =SourceList

   Ви також можете натиснути на Source texbox і натисніть F3 ключ для відкриття Вставити ім'я діалогове вікно, потім виберіть потрібну назву діапазону зі списку та клацніть OK щоб вставити його в текстове поле.
3. Натисніть OK.

Результат:

Розкривний список створено.

Створіть розкривний список з іншої книги

Якщо вихідний список і розкривний список, який потрібно створити, знаходяться в різних книгах, коли ви вибираєте вихідний список у Source розділ Перевірка достовірності даних діалогове вікно, з’явиться сповіщення, щоб запобігти створенню.

У цьому розділі ви дізнаєтеся, як створити розкривний список з іншої книги.

Крок 1. Створіть назву діапазону для вихідного списку у вихідній книзі

У вихідній книзі виберіть вихідні елементи, які потрібно відобразити в розкривному списку. Потім перейдіть до Ім'я Box який знаходиться поруч з Бар Формула, введіть назву, наприклад "Список джерел".

Крок 2. Визначте ім’я, яке посилається на ваш вихідний список у книзі розкривного списку

1. Увімкніть робочу книгу, у якій потрібно створити розкривний список, клацніть Formula > Визначте ім’я.

   

2. У вискакуванні Нове ім'я діалогове вікно, встановлене, як показано нижче:

   1. Введіть назву в ІМ'Я коробка, наприклад предмети;
   2. Введіть знак рівності, а потім ім’я вихідної книги та ім’я, яке ви визначили для списку джерел на кроці 1 у Посилається тo коробка, наприклад

      =SourceFile.xlsx!SourceList

   3. Натисніть OK.

       

Крок 3: виберіть комірки, які ви хочете розмістити в розкривному списку

Крок 4. Перейдіть на вкладку Дані та натисніть Перевірка даних

Крок 5: укажіть параметри в діалоговому вікні Перевірка даних

під Налаштування вкладці, будь ласка, вкажіть налаштування нижче:

1. Вибирати список від дозволяти випадаючий список;
2. Введіть знак рівності та ім’я, яке ви визначили на кроці 3, у Source розділ, як

   =Items

3. Натисніть OK.

   

Результат:

Розкривний список створено.

Сповіщення про помилку (дозволити інші записи)

За замовчуванням розкривний список дозволяє вводити в комірку лише значення зі списку. Якщо ви введете значення, якого немає у розкривному списку, і натиснете клавішу Enter, з’явиться сповіщення про помилку, як показано на знімку екрана нижче. Коли ви натискаєте на Повторити кнопку, введене значення вибирається для повторного редагування. Натиснувши на Скасувати кнопка скине введене значення.

• Якщо ви хочете дозволити користувачам вводити інші значення та припинити показ попередження про помилку, ви можете зробити наступне:

  1. Виберіть комірки розкривного списку, які потрібно припинити сповіщення про помилку, клацніть дані > Перевірка достовірності даних.

  2. У Перевірка достовірності даних діалогове вікно, під Повідомлення про помилку вкладку, зніміть прапорець Показувати попередження про помилку після введення недійсних даних прапорець. Клацніть OK.

     

  Тепер, коли користувачі вводять інші значення, сповіщення про помилку не з’являється.

• Якщо ви хочете дозволити користувачам вводити інші значення, а також показувати сповіщення для нагадування, виконайте такі дії:

  1. Виберіть комірки розкривного списку, у які потрібно ввести інші значення, клацніть дані > Перевірка достовірності даних.

  2. У Перевірка достовірності даних діалогове вікно, під Повідомлення про помилку Вкладка:
     1. Тримайте Показувати попередження про помилку після введення недійсних даних прапорець встановлено;
     2. Select Інформація від стиль випадаючий список;
     3. вкажіть назва та Повідомлення про помилку, Натисніть OK.

     

  Відтепер, коли користувачі вводять інші значення, з’являється діалогове вікно з нагадуванням про клацання OK щоб залишити введене значення, натисніть Скасувати щоб очистити введене значення.

  

Вхідна повідомлення

Під час створення розкривного списку ви можете додати повідомлення про введення, щоб нагадати користувачам вибрати елементи зі спадного списку під час вибору клітинки або іншої інформації, яку ви хочете показати.

1. Виберіть комірки розкривного списку, до яких потрібно додати вхідне повідомлення, клацніть дані > Перевірка достовірності даних.

2 В Перевірка достовірності даних діалогове вікно, під Вхідна повідомлення таб

1. Тримайте Показувати вхідне повідомлення, коли клітинка вибраний прапорець встановлено;
2. вкажіть назва та Вхідна повідомлення, Натисніть OK.

Тепер, коли користувачі вибирають клітинку розкривного списку, з’являється жовте текстове поле з інформацією, яку ви надали.

Інші примітки

1. За замовчуванням, коли розкривний список створюється, "Ігнорувати пусте" прапорець є обраний. Це означає, що користувачі можуть залишати комірки порожніми без появи сповіщень.

   Якщо встановлено прапорець «Ігнорувати порожнє». без позначок, порожні клітинки в діапазоні розглядатимуться як недійсні записи, з’явиться сповіщення.

2. Якщо ви хочете змінити порядок елементів у розкривному списку, ви можете змінити порядок вихідного списку.

3. Якщо Перевірка достовірності даних функцію вимкнено, можливо, ви працюєте на захищеному аркуші. Щоб увімкнути перевірку даних, просто зніміть захист аркуша, а потім застосуйте потрібні параметри перевірки даних.