Перейти до основного матеріалу

Використання прихованої копії в Outlook: додавайте, автоматизуйте, переглядайте тощо

Автор: Аманда Лі Остання зміна: 2024-01-12

Розуміння функції прихованої копії (схованої копії) у спілкуванні електронною поштою є життєво важливим для збереження конфіденційності та професіоналізму.

Коли ви додаєте адресу електронної пошти в поле «Прихована копія», цей одержувач отримає електронний лист, але його адреса електронної пошти не буде видимою для інших одержувачів. Це особливо важливо для надсилання повідомлень великим групам, оскільки приховує окремі електронні адреси. На відміну від поля «Копія», де всі одержувачі можуть бачити адреси один одного, «Прихована копія» забезпечує повну конфіденційність.

У цьому підручнику ви ознайомитеся з основами використання прихованої копії в Outlook, зокрема, як відобразити або приховати рядок прихованої копії, автоматизувати приховану копію в електронних листах, переглянути одержувачів прихованої копії тощо на різних платформах.


Відео: використання прихованої копії в Outlook


Додайте приховану копію в Outlook

У цьому розділі ми розглянемо, як ефективно додати одержувачів прихованої копії в Outlook. Кожна платформа має свої окремі кроки для додавання прихованої копії, і ми проведемо вас через ці процеси, щоб переконатися, що ваші електронні листи непомітно досягають усіх одержувачів.


Додайте приховану копію в Outlook на робочому столі Windows

Щоб активувати поле «Прихована копія» в Outlook для Windows, процес залежить від того, як ви створюєте електронний лист. Якщо ви працюєте окремо Повідомлення процес дещо відрізняється від створення безпосередньо у вікні Панель читання.

  • Якщо ви створюєте електронний лист окремо Повідомлення вікно (зазвичай під час створення нового повідомлення):
    1. Select Опції > Бек.
    2. Введіть адреси електронної пошти в Бек поле. Порада: Ви можете додати кількох одержувачів, розділених крапкою з комою.
  • Якщо ви створюєте повідомлення в Панель читання (зазвичай під час відповіді або пересилання повідомлення):
    1. Select Бек на Повідомлення вкладку стрічки.
    2. Введіть адреси електронної пошти в Бек поле. Порада: Ви можете додати кількох одержувачів, розділених крапкою з комою.

Примітки:

  • Команда Кнопка "Прихована копія".Колір фону вказує на його статус. Темний фон означає, що Бек поле активне (увімкнено), а світлий фон означає, що воно неактивне (вимкнене).
  • Після активації, Бек поле продовжуватиме відображатися в кожному повідомленні, яке ви створюєте, доки ви не вирішите вимкнути його, натиснувши на Кнопка "Прихована копія". знову.
  • Для тимчасового користування Бек лише для однієї електронної пошти, ви можете вибрати Боксувати під час створення повідомлення, а потім:
    • Введіть потрібних одержувачів прихованої копії безпосередньо в Бек поле.
    • Виберіть один або кілька контактів зі списку адрес і натисніть Кнопка "Прихована копія". щоб швидко додати їх як одержувачів прихованої копії.

(AD) Автоматично додавати приховану копію за допомогою Kutools для Outlook

Ви коли-небудь хотіли автоматично додавати приховану копію до кожного електронного листа, який ви надсилаєте? Kutools для Outlook робить це можливим – функція, яку ви не знайдете в стандартних налаштуваннях Outlook! Забудьте про клопоти вручну додавати приховану копію до кожного електронного листа. За допомогою Kutools кожен електронний лист, який ви надсилаєте, автоматично включатиме приховану копію одержувачів на ваш вибір! Переглянути детальну інструкцію: Автоматичне додавання прихованої копії до всіх або певних електронних листів за допомогою Kutools.

Крім автоматичної прихованої копії, Kutools для Outlook пропонує низку автоматизованих функцій для Outlook, включаючи автоматичну відповідь і автоматичне пересилання, покращуючи керування вашою електронною поштою з ще більшою ефективністю. Спробуйте їх усі в 30-денній безкоштовній пробній версії без обмежень функцій зараз!


Додайте приховану копію в Outlook на робочому столі Mac

Щоб увімкнути поле прихованої копії в Outlook для Mac, виконайте наведені нижче дії.

  1. У вікні повідомлень, що відкрилося, виберіть Опції > BCC.
  2. Введіть адреси електронної пошти в Бек поле. Порада: Ви можете додати кількох одержувачів, розділених крапкою з комою.

Примітки:

  • Команда Кнопка "Прихована копія".Колір фону вказує на його статус. Темний фон означає, що Бек поле активне (увімкнено), а світлий фон означає, що воно неактивне (вимкнене).
  • Після активації, Бек поле продовжуватиме відображатися в кожному новому повідомленні, яке ви створюєте, доки ви не вирішите вимкнути його, натиснувши на Кнопка "Прихована копія". знову.
  • Для тимчасового користування Бек лише для однієї електронної пошти, ви можете вибрати значок адресної книги на правому кінці До а потім знайдіть і виберіть потрібних одержувачів прихованої копії та натисніть Кнопка "Прихована копія". як показано нижче.

Додайте приховану копію в Outlook в Інтернеті

Для користувачів Outlook в Інтернеті відображення поля «Прихована копія» в повідомленні є простим: просто клацніть Кнопка "Прихована копія". розташований на правому кінці До лінія розкриває Бек поле.

Якщо ви віддаєте перевагу зберегти Бек поле завжди видиме для додавання одержувачів прихованої копії в кожному повідомленні, яке ви створюєте, виконайте такі дії:

  1. У пошта переглянути, натисніть на Налаштування іконка у верхньому правому куті.
  2. У Налаштування вікно, яке з’явиться, як показано нижче, виберіть пошта > Складіть і відповідайте. Поставте прапорець біля Завжди показувати приховану копію, і клацніть зберегти.

Додайте приховану копію в Outlook на Android та iOS

Незалежно від того, чи використовуєте ви програму Outlook на пристрої Android чи пристрої iOS (наприклад, iPhone або iPad), виконайте такі дії, щоб додати одержувачів прихованої копії:

  1. Натисніть стрілку поруч із Для того, щоб: лінія. Ця дія відкриє додаткові поля, зокрема Бек поле.
  2. Введіть адреси електронної пошти в Бек поле.

Автоматична прихована копія в Outlook (на робочому столі Windows)

Автоматична прихована копія в Outlook — це універсальний інструмент, який підвищує ефективність і організацію електронної пошти. Це важливо для нагляду, координації команди, дотримання вимог щодо ведення записів та ефективного управління клієнтами. Крім того, автоматичне створення прихованої копії є ефективним способом відстеження надісланих електронних листів, керування подальшими повідомленнями та забезпечення конфіденційності.

Щоб допомогти вам повністю використати цю функцію, у наступному розділі надано докладні покрокові інструкції щодо налаштування автоматичної прихованої копії в Outlook.


Автоматично додавайте приховану копію до всіх або певних електронних листів за допомогою Kutools

Outlook за замовчуванням не пропонує вбудовану функцію автоматичної прихованої копії всіх або певних електронних листів. Однак це обмеження можна подолати за допомогою Kutools для Outlook – потужна надбудова, яка розширює можливості Outlook. У цьому розділі ми досліджуємо, як Kutools дає вам змогу встановлювати правила для автоматичного додавання прихованих копій для себе чи інших для всіх електронних листів або лише для тих, які відповідають певним критеріям, пропонуючи рівень налаштування та автоматизації, недоступний у Outlook.

Kutools для Outlook: Доповніть Outlook понад 100 обов’язковими інструментами. Тестуйте його БЕЗКОШТОВНО протягом 30 днів без будь-яких умов!   Детальніше ...   Завантажити зараз!

Як тільки ти маєш Kutools для Outlook встановлено, виконайте наступне:

  1. On Кутулс Вкладка, виберіть CC / BCC кнопки.
    Порада: Якщо ви вже ввімкнули Авто CC / BCC виберіть стрілку вниз поруч із кнопкою та виберіть Менеджер правил.
  2. У Автоматичний менеджер CC / BCC у діалоговому вікні натисніть Нові кнопку, щоб створити правило.
  3. У Майстер правил У вікні, яке з’явиться, визначте критерії для електронних листів, до яких потрібно автоматично додати одержувача прихованої копії. Наприклад, якщо ви хочете автоматично додавати одержувача прихованої копії до електронних листів із «Важливими» в рядку теми, виконайте такі дії:
    1. Select предмет містить конкретні слова опція в крок 1 коробка
    2. Натисніть підкреслене значення в полі крок 2 поле для вказівки тригерних слів (наприклад, «Важливо») у рядку теми.
    3. Натисніть МАЙБУТНІ.
      Порада: Якщо ви бажаєте автоматично додавати одержувача прихованої копії до всіх вихідних електронних листів, виберіть «Жодні параметри» та натисніть МАЙБУТНІ.

  4. У наступному Майстер правил, ви можете вказати будь-які винятки з правила. Якщо вам не потрібні винятки, просто натисніть МАЙБУТНІ.
  5. В останньому Майстер правил, виконайте наступне:
    1. Назвіть правило та за потреби додайте зауваження.
    2. Виберіть одержувач кнопку, щоб додати потрібних одержувачів прихованої копії, яких ви хочете автоматично додати до своїх вихідних повідомлень.
      Порада: У спливаючому вікні Виберіть Імена у діалоговому вікні ви можете додати одержувача прихованої копії одним із наведених нижче способів:
      • Введіть потрібних одержувачів прихованої копії безпосередньо в Бек поле. Порада: Якщо одержувачів кілька, розділіть їх крапкою з комою.
      • Виберіть один або кілька контактів зі списку адрес і натисніть Кнопка "Прихована копія". щоб швидко додати їх як одержувачів прихованої копії.
    3. Натисніть Ok.
  6. Тепер ми повернулися до Автоматичний менеджер CC / BCC і створене нами правило вже ввімкнено (позначено). Натисніть OK зберегти зміни.

Результат

Тепер, коли я надсилаю електронний лист із ключовим словом «Важливо» в рядку теми, попередньо визначені одержувачі прихованої копії автоматично додаватимуться до Бек поле.

Примітки:

  • Колір фону CC / Bcc темніння кнопки означає, що функцію ввімкнено, і коли ви клацнете стрілку поруч із нею, ви помітите, що перед Увімкніть автоматичне CC / BCC.
  • Хочете отримати доступ до Авто CC / BCC функція? Завантажити Kutools для Outlook зараз! Окрім цього, Kutools може похвалитися безліччю понад 100 інших функцій і пропонує 30-денну безкоштовну пробну версію. Не чекайте, спробуйте вже сьогодні!

Додайте приховану копію до певних електронних листів за допомогою швидких кроків (клавіші швидкого доступу)

Хоча Outlook безпосередньо не надає можливість автоматично додавати одержувачів прихованої копії до вихідних повідомлень, Швидкі кроки функція пропонує непрямий метод. Цей зручний інструмент дозволяє швидко додавати одержувачів прихованої копії до ваших електронних листів одним клацанням або навіть за допомогою клавіш швидкого доступу. Щоб скористатися перевагами цієї функції, виконайте наведені нижче дії.

  1. на Головна вкладка, в Швидкі кроки поле, виберіть створити новий.
  2. У Редагуйте швидкий крок у діалоговому вікні налаштуйте нову дію:
    1. Дайте назву цій дії.
    2. під Діївиберіть Нове повідомлення від Виберіть дію спадне меню.
    3. Натисніть Показати параметри і виберіть Додайте приховану копію. Потім введіть адреси електронної пошти тих, кому ви хочете приховати копію, встановивши їх як попередньо визначених одержувачів прихованої копії.
      Порада:
      • Якщо одержувачів кілька, розділіть їх крапкою з комою.
      • Ви можете натиснути на кнопку Кнопка "Прихована копія". щоб вибрати та додати одержувачів із адресної книги.
    4. Вкажіть комбінацію клавіш для цієї дії.
    5. Натисніть обробка.
  3. У своєму Outlook виберіть дію, яку ви налаштували в Швидкі кроки або використовуйте комбінації клавіш, які ви йому призначили. Це автоматично створить новий електронний лист із уже включеним одержувачем прихованої копії.

Примітки:

  • Ця дія створює нове повідомлення та автоматично включає попередньо визначених одержувачів прихованої копії. Однак, якщо вам потрібно відповісти на повідомлення або переслати його, одночасно додавши цих одержувачів прихованої копії, вам потрібно буде створити окремий Швидкий крок дію. Для цього виберіть потрібну дію з Виберіть дію розкривного списку під час налаштування нового Швидкий крок.
  • Важливо пам’ятати, що цей метод не є справді автоматичним рішенням для додавання одержувачів прихованої копії. Для цього потрібен ручний тригер – або клацання, або комбінація клавіш – для кожного електронного листа. Для тих, хто шукає повністю автоматизований процес, скористайтеся наведеним вище методом: Автоматично додавайте приховану копію до всіх або певних електронних листів за допомогою Kutools.

Переглянути приховану копію одержувачів

Якщо в Outlook ви не впевнені, чи додали комусь приховану копію в надісланому повідомленні, є простий спосіб перевірити:

Просто зайдіть до свого Відправлені папку та відкрийте відповідний електронний лист. Імена або адреси будь-яких одержувачів прихованої копії буде видно в розділі заголовка повідомлення.

Примітка: Що стосується електронних листів, які ви отримуєте, перегляд прихованої копії одержувачів неможливий, незалежно від того, чи є ви основним одержувачем (перелічено в До or Cc поле) або одержувача прихованої копії. Це актуально, навіть якщо ви клацаєте Відповісти всім. Інформація про приховану копію доступна лише для відправника повідомлення, що забезпечує конфіденційність цих одержувачів.


Нагадувати, коли ви відповідаєте всім на повідомлення, яке вам було приховано

Отримувати нагадування під час відповіді всім у повідомленні, у якому була прихована копія, життєво важливо для дотримання конфіденційності та професійної поведінки. Цей запобіжний захід запобігає випадковому виявленню вашої прихованої присутності в розмові, таким чином уникаючи непорозумінь або порушень у стратегії спілкування. Такі нагадування особливо важливі в професійних або конфіденційних ситуаціях, де повага до намірів відправника та уникнення ненавмисного розголошення інформації є ключовими для збереження цілісності приватних повідомлень.

Хоча Outlook не пропонує таких нагадувань, Kutools для Outlook забезпечує практичний обхідний шлях. У ньому є опція перемикання, яка, активована одним клацанням миші, активує нагадування, таким чином допомагаючи вам зберігати розсудливість і запобігати будь-яким ненавмисним порушенням етикету електронної пошти.

Kutools для Outlook: найкращий набір інструментів Outlook із понад 100 зручними інструментами. Спробуйте БЕЗКОШТОВНО протягом 30 днів, без обмежень, без турбот!   Детальніше ...   Почніть безкоштовну пробну версію зараз!

Як тільки ти маєш Kutools для Outlook встановлено, виконайте наступне:

  1. On Кутулс вкладка, виберіть Опції.
  2. У Опції діалогове вікно, перейдіть до відповісти та поставте галочку Мене попереджає, коли «Відповісти всім» на повідомлення, яке містить мене в прихованій копії варіант.
  3. Натисніть OK.

Примітки: Хочете скористатися цією функцією? отримати Kutools для Outlook сьогодні! Маючи понад 100 додаткових функцій, Kutools також надає 30-денну безкоштовну пробну версію. Спробуйте зараз і побачите різницю!


Рекомендації та міркування щодо використання прихованої копії

Прихована копія ідеально підходить для ділових електронних листів, адресованих кільком одержувачам, які не знайомі один з одним. Це спрощує поле «Кому», уникаючи довгого списку адрес, і мінімізує ризик масових відповідей «Відповісти всім», які можуть призвести до ненавмисного розсилання спаму. Крім того, прихована копія – це ефективний спосіб вести консолідований облік надісланих електронних листів.

Перш ніж додати одержувача в поле «Прихована копія», ви повинні:

  • Очікуйте отримання електронної пошти: Переконайтеся, що вони передбачають вашу електронну пошту. Це надзвичайно важливо, оскільки спамери використовують приховану копію, через що багато фільтрів електронної пошти позначають такі повідомлення як небажані. Порадьте одержувачам позначати вас як безпечного відправника у своїх налаштуваннях Outlook, щоб ваші електронні листи не спрямовувалися до папки «Сміття».
  • Розгляньте вплив сортування: Пам’ятайте, що використання прихованої копії може вплинути на те, як одержувачі сортують ваші повідомлення. Оскільки більшість правил сортування в системах електронної пошти налаштовано на основі полів «Кому» або «Копія», повідомлення, надіслані з одержувачами «Прихована копія», можуть не відповідати цим встановленим правилам сортування.
  • Дотримуватись обмежень постачальника: Зверніть увагу на обмеження, встановлені вашим постачальником послуг електронної пошти на кількість одержувачів (кому, копія, прихована копія). Перевищення цих обмежень може призвести до проблем із доставкою або позначення вашої електронної пошти як спаму.

Дотримуючись цих вказівок, ви можете ефективно й етично використовувати функцію прихованої копії, забезпечуючи позитивне сприйняття ваших електронних листів і досягнення поставлених цілей.


Поширені запитання про Outlook Bcc

У цьому розділі розглядаються поширені запитання про функцію прихованої копії (BCC) у Microsoft Outlook.

Чи можуть основні одержувачі бачити одержувачів прихованої копії в Outlook?

Ні, основні одержувачі в полях «Кому» або «Копія» електронного листа не можуть бачити, кого було додано в поле «Прихована копія».

Чи бачитимуть одержувачі прихованої копії електронні адреси один одного?

Ні, одержувачі прихованої копії не можуть бачити адреси електронної пошти один одного.

Чи можу я отримати сповіщення, якщо хтось відповість усім в електронному листі, у якому я маю приховану копію?

Як правило, ви не отримаєте відповіді «Відповісти всім» на електронний лист, у якому ви є одержувачем прихованої копії, оскільки ваша адреса електронної пошти не відображається іншим одержувачам.

Що станеться, якщо одержувач прихованої копії відповість усім?

Коли одержувач прихованої копії натискає «Відповісти всім», його відповідь буде надіслано початковому відправнику та всім одержувачам, указаним у полях «Кому» або «Копія» вихідного електронного листа. Однак інші одержувачі прихованої копії не отримають цю відповідь. Щоб уникнути випадкової відповіді всім як одержувачу прихованої копії, ви можете налаштувати попередження в Outlook, дотримуючись цієї інструкції: Нагадувати, коли ви відповідаєте всім на повідомлення, яке вам було приховано.

Чи можу я надсилати лише до прихованої копії без основного одержувача?

Так. В Outlook технічно можливо надіслати електронний лист одержувачам лише в полі «Прихована копія», залишивши поля «Кому» та «Копія» порожніми. Однак майте на увазі, що така практика може активувати фільтри спаму, оскільки це вважається нетиповою поведінкою електронної пошти. Деякі сервери електронної пошти можуть навіть автоматично відхиляти такі листи, сприймаючи їх як потенційні спроби спаму або фішингу.

Як я можу автоматично приховати копію себе чи інших користувачів у Outlook?

Outlook не має вбудованої функції для цього, але ви можете використовувати правила або сторонні надбудови, такі як Kutools для Outlook, щоб налаштувати автоматичну приховану копію: Автоматично додавайте приховану копію до всіх або певних електронних листів за допомогою Kutools.

Чи існує обмеження на кількість одержувачів прихованої копії в Outlook?

Так, зазвичай існує обмеження, але воно залежить від сервера електронної пошти та налаштувань Outlook. Загальні обмеження коливаються від 50 до 500 одержувачів.


Вище наведено весь відповідний вміст, пов’язаний із прихованою копією Outlook (BCC). Сподіваюся, підручник буде для вас корисним. Якщо ви хочете дізнатися більше порад і хитрощів Outlook, Будь ласка, натисніть тут щоб отримати доступ до нашої великої колекції з понад тисячі посібників.

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Leave your comments
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations