У сучасну епоху цифрових технологій ми можемо отримати доступ до електронної пошти будь-коли та де завгодно. Однак, незважаючи на те, що ми завжди онлайн, буває, що ми не можемо відразу відповісти на вхідні повідомлення, наприклад, у свята або коли нас немає в офісі. Ось тут функція автоматичної відповіді поза офісом стає безцінною, повідомляючи відправникам електронної пошти, що наші відповіді будуть затримані. Незалежно від того, чи використовуєте ви Outlook на Windows, Сайт, Mac, або навіть пристрої iOS та Android, цей посібник допоможе вам детальніше налаштувати автоматичні відповіді «не на місці» на всіх цих платформах. Давайте розпочнемо.

• Налаштування відповідей поза офісом у Outlook у Windows
  • Використання автоматичних відповідей (для облікових записів Exchange)
  • Легко використовувати Kutools для Outlook (для всіх облікових записів електронної пошти, легко та гнучко)
  • Використання правил (для всіх облікових записів електронної пошти, комплекс)
• Налаштування відповідей поза офісом у Outlook на Mac
• Налаштування відповідей поза офісом в Outlook в Інтернеті
• Налаштування відповідей поза офісом в Outlook для iOS і Android

Відео

Налаштування відповідей поза офісом у Outlook у Windows

У цьому розділі демонструються три методи, які допоможуть вам налаштувати відповіді поза офісом для облікових записів Exchange і всіх облікових записів електронної пошти в Windows.

Налаштуйте відповіді поза офісом за допомогою функції автоматичних відповідей

Якщо ви використовуєте обліковий запис Exchange в Outlook, вбудований Автоматичні відповіді функція може допомогти вам налаштувати відповіді поза офісом в Outlook. Будь ласка, зробіть наступне.

Крок 1. Відкрийте вікно автоматичних відповідей

У своєму Outlook перейдіть до філе виберіть обліковий запис обміну, для якого потрібно ввімкнути автоматичну відповідь, із розкривного списку облікових записів, а потім натисніть Автоматичні відповіді. Дивіться знімок екрана:

Крок 2. Увімкніть автоматичні відповіді та налаштуйте параметри

На відкритті Автоматичні відповіді вікно, потрібно зробити наступне.

1. Виберіть Надіслати автоматичні відповіді можливість увімкнути цю функцію.
2. Щоб надсилати автоматичні відповіді лише протягом зазначеного періоду часу, поставте прапорець у полі Надсилатись лише в цей часовий діапазон прапорець і вкажіть бажаний час початку та закінчення.
   Чайові: якщо ви не встановите період часу, ваша автоматична відповідь залишатиметься ввімкненою, доки ви не вимкнете її, вибравши Не надсилати автоматичні відповіді.
3. Якщо ви хочете надсилати автоматичні відповіді лише відправникам у вашій організації, залишайтеся в Всередині моєї організації Вкладка.
4. Введіть повідомлення автоматичної відповіді в текстовому полі.
5. Натисніть OK кнопку для збереження налаштувань. Перегляньте скріншот:
   

Результат

Якщо ви встановите період часу для автоматичних відповідей на кроці 3, автоматична відповідь активується в призначений час, і ви побачите жовту інформаційну панель під стрічкою Outlook. Якщо період часу не вказано, автоматична відповідь активується негайно.

Ви можете піти до Відправлені папку для перегляду електронних листів із автоматичними відповідями (електронні листи з префіксом "Автовідповідь:»).

Легко налаштуйте відповіді поза офісом за допомогою Kutools для Outlook

Враховуючи обмеження наведеного вище методу, тут я хотів би порекомендувати вам Автовідповідь особливість Kutools для Outlook, який допоможе вам легко налаштувати відповіді поза офісом у Outlook, незалежно від типів облікових записів електронної пошти. Після завантаження та встановлення Kutools для Outlook, потрібно зробити наступне:

Крок 1. Налаштуйте параметри автовідповіді

Select Кутулс > відповісти > Менеджер автоматичних відповідей відкрити Автовідповідь діалогове вікно, а потім вам потрібно:

1. Перевірте облікові записи електронної пошти, у яких потрібно ввімкнути автоматичну відповідь:
   Команда Перевірте рахунки перелічено всі облікові записи електронної пошти у вашому Outlook. Виберіть облікові записи, для яких потрібно ввімкнути автоматичну відповідь.
2. Змініть префікс теми для електронних листів із автоматичною відповіддю:
   Текст за замовчуванням у Префікс предмета текстове поле це "Автовідповідь”. Це буде префікс для тем електронного листа автоматичної відповіді. За потреби ви можете замінити текст за замовчуванням.
3. Введіть вміст автоматичної відповіді:
   У діалоговому вікні надається шаблон за замовчуванням, який можна змінити за потреби.
4. Збережіть зміни: Натисніть кнопку OK кнопки.
   

Крок 2. Увімкніть функцію автовідповіді

A Kutools для Outlook з’явиться діалогове вікно із запитом, чи бажаєте ви негайно активувати функцію. Натисніть на Так кнопку, щоб увімкнути функцію.

Результат

Відтепер вхідні електронні листи на перевірені облікові записи активуватимуть автоматичні відповіді.

Налаштуйте відповіді поза офісом, створивши правила Outlook

Ви також можете створити правила Outlook, щоб налаштувати відповіді поза офісом для всіх облікових записів електронної пошти. Однак цей метод вимагає виконання кількох кроків. Якщо потрібно, виконайте наведені нижче дії.

Крок 1. Створіть шаблон автовідповіді

1. В Outlook створіть нове повідомлення електронної пошти, клацнувши Нова електронна пошта під Головна Вкладка.
   
2. У Повідомлення введіть тему та текст повідомлення для свого шаблону.
   
3. Натисніть філе > Зберегти як.
   
4. На відкритті Зберегти як у діалоговому вікні назвіть шаблон (за замовчуванням як назву шаблону використовуватиметься тема електронного листа), виберіть Шаблон Outlook від Зберегти як , а потім клацніть на зберегти кнопки.
   Цей спеціальний шаблон буде збережено в папці особистих шаблонів за замовчуванням.
   
5. Після збереження шаблону закрийте лист без збереження.

Крок 2. Відкрийте вікно «Правила та сповіщення».

Відповідно до Головна вкладка, клацніть Правила > Керування правилами та сповіщеннями відкрити Правила та попередження вікна.

Крок 3. Створіть правило автоматичної відповіді поза офісом

У Правила та попередження виконайте наведені нижче дії, щоб створити правило автоматичної відповіді поза офісом.

1. Відповідно до Правила електронної пошти на вкладці вкажіть обліковий запис електронної пошти, до якого потрібно застосувати правило автовідповіді, а потім натисніть Нове правило кнопки.
   Чайові: Якщо Застосувати зміни до цієї папки розкривний список не відображається в Правила та попередження вашого Outlook, створені вами правила застосовуватимуться до всіх облікових записів електронної пошти.
   
2. У першому Майстер правилвиберіть Застосувати правило щодо отриманих повідомлень в Почніть з пустого правила , а потім клацніть на МАЙБУТНІ кнопки.
   
3. У другому Майстер правил, якщо ви хочете автоматично відповідати на кожне отримане повідомлення електронної пошти, натисніть МАЙБУТНІ без перевірки будь-яких умов. У спливаючому вікні Microsoft Перспективи у діалоговому вікні натисніть Так кнопки.
   Чайові: якщо ви хочете автоматично відповідати лише на певні електронні листи, укажіть необхідні умови.
   
4. У третьому Майстер правил, перевірте відповідь за допомогою спеціального шаблону прапорця в крок 1 а потім клацніть підкреслений текст у полі крок 2 коробка
   
5. У діалоговому вікні «Вибір шаблону відповіді» виберіть «Шаблони користувача у файловій системі» зі спадного списку «Пошук», виберіть шаблон, створений на кроці 1, а потім натисніть кнопку «Відкрити».
   
6. Коли він повернеться до третього Майстра правил, натисніть кнопку Далі, щоб продовжити.
   
7. У четвертому майстрі правил за потреби вкажіть винятки для свого правила. Тут я натискаю кнопку Далі, не встановлюючи жодних винятків.
   
8. В останньому майстрі правил вкажіть ім’я цього правила в розділі «Крок 1», залиште прапорець «Увімкнути це правило» на кроці 2, а потім натисніть кнопку «Готово».
   
9. Після цього з’явиться вікно підказки Microsoft Outlook із нагадуванням про те, що правило виконуватиметься лише тоді, коли запущено Outlook. Натисніть кнопку OK.
   
10. Потім він повернеться до вікна «Правила та сповіщення», у якому ви побачите створене правило, натисніть кнопку «ОК», щоб зберегти правило.
    

Результат

Тепер ви створили правило автовідповіді. Відтепер вхідні електронні листи на вказаний або всі облікові записи активуватимуть це правило автоматичної відповіді, і особа, яка надіслала вам електронний лист, отримає електронний лист із автоматичною відповіддю.

Налаштування відповідей поза офісом у Outlook на Mac

Якщо ви хочете налаштувати автоматичну відповідь у Outlook для Mac, метод у цьому розділі може допомогти. Будь ласка, зробіть наступне.

Крок 1. Доступ до функції «Поза офісом».

Запустіть Outlook на Mac, відкрийте обліковий запис електронної пошти, для якого потрібно ввімкнути функцію «Поза офісом», а потім перейдіть до Tools Вкладка і виберіть З офісу.

Крок 2: Налаштування параметрів автоматичних відповідей

У Налаштування автовідповіді у діалоговому вікні потрібно виконати наступні налаштування.

1. Перевірте Надсилати автоматичні відповіді для облікового запису Прапорець «(ваш обліковий запис)».
2. У Відповісти одному відправнику за допомогою у текстовому полі введіть текст повідомлення автоматичної відповіді.
3. Необов'язково:
   • Встановіть початкову та кінцеву дати для автоматичної відповіді: Перевірте Надсилайте відповіді лише протягом цього періоду часу прапорець і введіть дати та час початку та завершення. Після дати й часу завершення повідомлення про відсутність на місці буде автоматично вимкнено.
   • Відповідайте людям за межами вашої організації: Якщо необхідно, перевірте Також надсилати відповіді відправникам за межами моєї організації прапорець. Виберіть будь-яке Лише для відправників у моєму списку контактів or Надіслати всім зовнішнім відправникам а потім введіть текст повідомлення автоматичної відповіді.
4. Натисніть OK щоб зберегти налаштування та застосувати цю функцію автоматичних відповідей.
   

Результат

Для певних облікових записів електронної пошти в Outlook для Mac увімкнено автоматичні відповіді. Відтепер вхідні електронні листи на цей обліковий запис активуватимуть автоматичні відповіді.

Налаштування відповідей поза офісом в Outlook в Інтернеті

Якщо ви користуєтеся Outlook в Інтернеті та бажаєте налаштувати відповіді поза офісом, метод у цьому розділі може зробити вам послугу. Виконайте наведені нижче дії.

Крок 1. Доступ до функції «Автоматичні відповіді».

1. У верхньому правому куті сторінки натисніть Налаштування button
   
2. На відкритті Налаштування вікно, виберіть Автоматичні відповіді в пошта .
   

Крок 2. Налаштуйте параметри «Автоматичні відповіді».

1. Натисніть Увімкніть автоматичні відповіді перемикач, щоб увімкнути Автоматичні відповіді функцію.
2. Перевірте Надсилайте відповіді лише протягом періоду часу поставте прапорець і вкажіть дату та час початку та завершення для автоматичних відповідей. Ви можете ігнорувати цей параметр, якщо він вам не потрібен.
3. У полі редагування тексту введіть текст повідомлення автоматичної відповіді.
4. Натисніть зберегти кнопку. Дивіться знімок екрана:
   

Результат

Тепер ви ввімкнули автоматичні відповіді в Outlook в Інтернеті. Відтепер вхідні електронні листи на цей обліковий запис активуватимуть автоматичні відповіді.

Налаштування відповідей поза офісом в Outlook для iOS і Android

Багато користувачів Outlook знайомі з налаштуванням автоматичних відповідей на комп’ютері, але мало знають про мобільну програму. В останньому розділі цієї статті я розповім вам, як налаштувати автоматичні відповіді з ваших пристроїв iOS або Android, забезпечуючи чітке спілкування незалежно від того, де ви знаходитесь. Виконайте наведені нижче дії.

Крок 1. Запустіть Outlook на пристрої iOS або Android

Крок 2. Доступ до функції «Автоматичні відповіді».

1. У верхньому лівому куті сторінки натисніть Головна button
   
2. Потім натисніть на Налаштування кнопки.
   
3. У Налаштування і під Поштові облікові записи виберіть обліковий запис електронної пошти, для якого потрібно ввімкнути автоматичні відповіді. У цьому випадку я вибираю обмін рахунок.
   
4. У обмін (якщо вибрати інший обліковий запис на попередньому кроці, у заголовку цього діалогового вікна відображатиметься домен іншого облікового запису), ви побачите, що Автоматичні відповіді функцію вимкнено. Будь ласка, натисніть на нього.
   

Крок 3. Налаштуйте параметри автоматичних відповідей

У Автоматичні відповіді діалогове вікно, вам потрібно налаштувати наступним чином.

1. У Автоматичні відповіді увімкніть перемикач.
2. Укажіть, кому ви хочете надсилати автоматичні відповіді: або до кожного or лише для людей у ​​вашій організації. Ось я вибираю Відповісти всім.
3. Введіть текст відповіді в поле Відповісти всім за допомогою текстове вікно.
4. Натисніть галочку у верхньому правому куті екрана, щоб зберегти налаштування.
   
   примітки:

   • У Відповісти протягом певного періоду часу увімкніть перемикач, після чого ви зможете встановити початкову та кінцеву дати та час надсилання автоматичних відповідей.
   • У Використовуйте різні відповіді увімкніть перемикач, тоді ви зможете вказати різні повідомлення для відповідей для людей у ​​вашій організації чи за її межами.
   • Якщо вибрати інший тип облікового запису замість облікового запису Exchange, Використовуйте різні поля відповідей не з'являється в Автоматичні відповіді діалогове вікно.
   • Коли ви повернетеся до попереднього діалогового вікна, ви побачите, що Автоматичні відповіді функцію було ввімкнено.
     

Результат

Тепер ви ввімкнули автоматичні відповіді в Outlook для iOS або Android.

Коротше кажучи, можливість налаштувати автоматичні відповіді поза офісом в Outlook гарантує, що люди, які зв’язуються з вами, знатимуть, що вас немає, таким чином підтримуючи професійне та ефективне спілкування. Незалежно від того, чи використовуєте ви Outlook на Windows, Mac, Інтернеті чи мобільних пристроях, гнучкість і глибина, які надає ця функція, незамінні. Ми сподіваємося, що цей вичерпний посібник надасть вам знання, щоб безперешкодно налаштовувати ці відповіді на різних платформах, забезпечуючи зручну роботу як для вас, так і для ваших кореспондентів електронної пошти. Для тих, хто прагне глибше заглибитися в можливості Outlook, наш веб-сайт може похвалитися великою кількістю навчальних посібників. Дізнайтеся більше порад і підказок Outlook тут.

Статті по темі