Планування електронних листів за допомогою Outlook значно підвищує ефективність спілкування, особливо під час взаємодії з людьми в різних часових поясах. Ця операція гарантує, що ваші електронні листи надсилатимуться в той час, коли одержувачі, найімовірніше, їх прочитають, запобігаючи тому, що ваші повідомлення залишаться непоміченими чи втраченими серед багатьох інших. У цій статті ми поділимося порадами щодо планування або відстрочки надсилання електронних листів у Outlook на різних платформах: Windows, Web, Mac і Mobile.

Заплануйте або відкладіть надсилання електронних листів у Outlook для Windows

• Заплануйте надсилання одного електронного листа за допомогою функції затримки доставки
• Відкладіть надсилання всіх електронних листів, створивши правило
• Як стежити за запланованими електронними листами?

Плануйте або відкладайте надсилання електронної пошти в веб-версії Outlook

• Заплануйте надсилання електронної пошти за допомогою функції «Запланувати надсилання».
• Скасуйте надсилання електронного листа за допомогою функції скасування надсилання

Заплануйте або відкладіть надсилання електронних листів у Outlook для Mac

Заплануйте або відкладіть надсилання електронних листів у Outlook на мобільному пристрої

Питання і відповіді

Відео: заплануйте або відкладіть надсилання електронних листів у Outlook

Заплануйте або відкладіть надсилання електронних листів у Outlook для Windows

У цьому розділі ми надамо вичерпний посібник, у якому детально описано процес планування та затримки надсилання окремих електронних листів, а також встановлення затримок за замовчуванням для всіх вихідних електронних листів у Outlook для Windows.

Заплануйте надсилання одного електронного листа за допомогою функції затримки доставки

Outlook Затримка доставки це потужна функція, спеціально розроблена для планування розсилання окремих електронних листів. Це дозволяє користувачам створювати повідомлення на дозвіллі та планувати їх на певний час у майбутньому. Тут ми покажемо, як це використовувати Затримка доставки функція планування надсилання окремої електронної пошти в Outlook.

Крок 1. Створіть новий електронний лист

Відкрийте Outlook у Windows і натисніть Нова електронна пошта під Головна вкладка. Потім у вікні нового повідомлення створіть свою електронну пошту як зазвичай, вказавши одержувача, тему та текст повідомлення. Перегляньте скріншот:

Крок 2. Доступ до функції відстрочки доставки та встановлення часу доставки

1. У новому вікні повідомлення натисніть Опції > Затримка доставки, див. скріншот:
   
2. Коли властивості з'явиться діалогове вікно в Не доставляйте раніше розділі вкажіть дату й час, коли потрібно надіслати електронний лист. Потім натисніть близько кнопку для виходу з діалогового вікна. Перегляньте скріншот:
   

Крок 3. Заповніть і надішліть електронний лист

Завершіть створення електронної пошти, додавши будь-які інші необхідні вкладення або необхідну інформацію. Натисніть Відправити у вікні повідомлення. Запланований електронний лист залишиться в папці вихідні папку, поки вона не досягне зазначеного часу доставки. Перегляньте скріншот:

Поки воно знаходиться в папці «Вихідні», ви можете редагувати або видаляти повідомлення за потреби.

Відкладіть надсилання всіх електронних листів, створивши правило

Затримка надсилання всіх електронних листів може бути дуже корисною, особливо якщо ви хочете мати час переглянути або скасувати електронний лист після натискання кнопки «Надіслати». Створивши правило в Outlook, ви можете встановити затримку для всіх своїх вихідних повідомлень. Ось покрокова інструкція щодо того, як це зробити:

Крок 1. Відкрийте «Керування правилами та сповіщеннями» в Outlook

У головному вікні Outlook натисніть Правила > Керування правилами та сповіщеннями сформувати Головна вкладку, див. знімок екрана:

Крок 2: Створіть нове правило

1. У Правила та попередження діалогове вікно натисніть кнопку Нове правило, див. скріншот:
   
2. A Майстер правил з'являється, в Почніть із порожнього правила розділ, натисніть кнопку Застосувати правило до повідомлень, які я надсилаю параметр, а потім натисніть кнопку МАЙБУТНІ.
   
3. Щоб відкласти надсилання всіх електронних листів, просто натисніть МАЙБУТНІ знову без перевірки будь-яких умов. З’явиться вікно підтвердження із запитом, чи хочете ви, щоб це правило застосовувалося до кожного повідомлення, яке ви надсилаєте. Натисніть Так.
   Якщо вам потрібні електронні листи із затримкою, які відповідають певним умовам, установіть відповідний прапорець і встановіть правило. (Наприклад, щоб затримати електронні листи, надіслані через певний обліковий запис, поставте прапорець поруч із вказаним обліковим записом і виберіть обліковий запис електронної пошти.)
   
4. У Що ви хочете зробити з повідомленням? бокс:
   1. Позначте опцію відкласти доставку на кількість хвилин від Крок 1: Вибір дії вікно списку;
   2. На нижній панелі під Крок 2: Відредагуйте опис правила клацніть підкреслений текст деяка кількість;
   3. У Відкладена доставка введіть кількість хвилин, на які ви бажаєте затримати надсилання електронних листів (максимум 120), а потім натисніть OK.
      
5. У тексті посилання тепер відображається інтервал часу, на який Outlook затримає надсилання електронних листів. Натисніть, будь ласка МАЙБУТНІ , див. знімок екрана:
   
6. Якщо немає винятків із правила затримки, натисніть безпосередньо МАЙБУТНІ без перевірки будь-яких умов.
   Якщо є винятки з правила затримки, вкажіть їх у наступному вікні. (Наприклад, ви можете не затримувати електронні листи з певним словом у темі, установіть відповідне правило, яке вам потрібно.)
   
7. На останньому кроці дайте своєму правилу назву та перевірте Увімкніть це правило параметр, а потім натисніть кнопку обробка кнопки.
   
8. Продовжуйте клацати OK у наступному вікні підказки, перегляньте знімок екрана:
   
9. Нарешті клацніть OK в Правила та попередження діалогове вікно.

Результат:

Тепер, коли ви натискаєте кнопку «Надіслати», усі ваші електронні листи зберігатимуться в папці «Вихідні» із затримкою на вказану кількість хвилин.

Як стежити за запланованими електронними листами?

Електронні листи, заплановані для доставки пізніше, залишатимуться у вашій папці «Вихідні». Хоча це корисно, це також може призвести до плутанини через відсутність видимих ​​індикаторів, які вказують на затримку доставки повідомлень. У цьому випадку гарним рішенням буде додавання налаштованого стовпця в папку «Вихідні», у якому вказуватиметься запланований час електронної пошти. Ось як це зробити в Outlook:

1. Відкрийте свій вихідні папку, а потім клацніть правою кнопкою миші панель із назвою стовпця та виберіть Вибір поля у контекстному меню див. знімок екрана:
   
2. У Вибір поля поле, виберіть Поля Дата / Час зі спадного списку, а потім перетягніть Відкласти до на панелі стовпців, нарешті, закрийте поле, перегляньте демонстрацію нижче:
   
3. Дата й час запланованого електронного листа тепер відображатимуться в вихідні папку, що дозволяє легко перевірити, коли кожен електронний лист налаштовано на надсилання.
   

Плануйте або відкладайте надсилання електронної пошти в веб-версії Outlook

Якщо ви використовуєте Outlook Online, ваші заплановані електронні листи надсилатимуться в заздалегідь визначену дату та час, незалежно від того, відкрито у вас Outlook Online чи ні. У цьому розділі ми поділимося деякими порадами та підказками щодо планування електронних листів у Outlook в Інтернеті

Заплануйте надсилання електронної пошти за допомогою функції «Запланувати надсилання».

Outlook Online пропонує просту у використанні функцію - Розклад надіслати, що дозволяє надсилати електронні листи у визначений час. Виконайте наведені нижче дії.

Крок 1. Увійдіть в Outlook в Інтернеті

Відвідати Веб-сайт Outlook і ввійдіть, використовуючи свої облікові дані.

Крок 2. Створіть новий електронний лист

1. Натисніть Нова пошта кнопку, щоб створити новий електронний лист, див. знімок екрана:
   
2. Потім додайте одержувача та тему та створіть тіло електронного листа, як вам потрібно, див. знімок екрана:
   

Крок 3. Заплануйте свою електронну пошту

1. Select Розклад відправки зі спадного списку Надіслати див. знімок екрана:
   
2. У Розклад відправки виберіть одну із запропонованих дати й часу або клацніть Індивідуальний час щоб встановити власну дату й час. Ось, я клацаю Індивідуальний час, див. скріншот:
   
3. У Встановити власну дату й час у полі вкажіть дату та час, коли ви бажаєте надіслати електронний лист. А потім натисніть Відправити , див. знімок екрана:
   

Результат:

Тепер вашу заплановану електронну пошту збережено в папці Шашки папку. І ви можете побачити чітке сповіщення про те, що ви запланували електронний лист із запланованою датою та часом його надсилання. Перегляньте скріншот:

Поки воно знаходиться в папці Чернетки, ви можете редагувати або видаляти повідомлення за потреби.

Скасуйте надсилання електронного листа за допомогою функції скасування надсилання

Ми всі були там: у той момент, коли ми натискаємо «Надіслати» в електронному листі, лише через секунду розуміємо, що зробили помилку. Це може бути друкарська помилка, забутий вкладений файл або навіть відправлення не тому одержувачу. На щастя, Outlook Online пропонує зручне рішення для таких ситуацій – функцію «Скасувати надсилання». Цей потужний інструмент може стати порятунком, дозволяючи відкликати електронний лист одразу після його надсилання. Ось короткий посібник із використання функції скасування надсилання в Outlook Online.

Крок 1. Увійдіть в Outlook в Інтернеті

Відвідати Веб-сайт Outlook і ввійдіть, використовуючи свої облікові дані.

Крок 2. Увімкніть опцію «Скасувати надсилання».

1. Натисніть значок шестірні у верхньому правому куті Outlook онлайн, перегляньте знімок екрана:
   
2. У Налаштування вікно, виконайте такі операції:
   1. Натисніть пошта з лівої панелі;
   2. Потім натисніть кнопку Складіть і відповідайте із середньої панелі;
   3. Прокрутіть вниз до розстібати розділ надсилання, а потім посуньте повзунок праворуч, установивши, як довго Outlook чекатиме надсилання повідомлення, до 10 секунд, тут я прокручую до 10;
   4. Нарешті клацніть зберегти кнопки.
      
3. Потім закрийте вікно.

Результат:

Тепер, коли ви надсилаєте електронний лист в Outlook Online, an розстібати кнопка з’явиться на 10 секунд. Ця коротка затримка дозволяє запобігти випадковому надсиланню електронного листа.

Заплануйте або відкладіть надсилання електронних листів у Outlook для Mac

Якщо ви використовуєте Outlook для Mac, ви можете безпосередньо використовувати функцію «Запланувати надсилання» на вашому Mac, щоб ефективно планувати електронні листи для майбутньої доставки.

Крок 1. Створіть новий електронний лист

Відкрийте Outlook на Mac і натисніть Нова електронна пошта. Заповніть адресу електронної пошти одержувача, рядок теми та текст повідомлення. Перегляньте скріншот:

Крок 2. Заплануйте надсилання електронної пошти

1. на Відправити кнопку, натисніть спадний список і виберіть Розклад відправки, див. скріншот:
   
2. У Встановити дату та час у вікні вкажіть дату й час електронного листа, який потрібно надіслати, а потім натисніть OK , див. знімок екрана:
   

Результат:

Тепер повідомлення буде збережено в папці Шашки папку. І ви можете побачити чітке сповіщення про те, що ви запланували електронний лист із запланованою датою та часом його надсилання. Перегляньте скріншот:

Поки це в Шашки папку, ви можете відредагувати або видалити повідомлення за потреби.

Заплануйте або відкладіть надсилання електронних листів у Outlook на мобільному пристрої

У сучасному динамічному середовищі мобільна версія Outlook стала незамінним інструментом для багатьох. З такими функціями, як Розклад надіслати, він гарантує, що ваші повідомлення надсилатимуться в потрібний час, навіть коли ви знаходитесь далеко від свого робочого столу. У цьому розділі ми розповімо, як відкласти надсилання електронних листів у Outlook на Android або iOS.

Крок 1. Запустіть програму Outlook на пристрої Android або iOS

Результат:

Запланований електронний лист тепер зберігається в папці вихідні папку, поки вона не досягне зазначеного часу доставки.

Поки це в вихідні папку, ви можете відредагувати або видалити повідомлення за потреби.

Питання і відповіді

Статті по темі: