Створення, редагування, використання та надання спільного доступу до групи контактів у Outlook

Підручник зосереджений на проблемах, які можуть виникнути в Outlook під час використання групи контактів, яка раніше називалася "списком розсилки". Він підсумував найпоширеніші та зручні рішення. Натисніть наведені нижче рішення, щоб перейти до відповідних інструкцій.

Створіть групу контактів у Outlook

• Створіть групу контактів із контактів Outlook або адресної книги
• Створіть групу контактів із даних у Excel, Word або інших програмах
• Створіть групу контактів для одержувачів або відправників у вашій поштовій скриньці

Редагування групи контактів у Outlook

• Додавання або видалення учасників із групи контактів
• Розділіть групу контактів у програмі Outlook
  • Скопіював та видалив групу контактів у Outlook
  • Легко розділіть групу контактів в Outlook за допомогою чудового інструменту
• Розбийте групу контактів і додайте її учасників як контакти в Outlook
  • Розбийте групу контактів за допомогою вбудованої функції Outlook
  • Легко розбийте групу контактів за допомогою Kutools для Outlook
• Об’єднайте групи контактів в одну в Outlook

Надішліть електронний лист групі контактів у Outlook

Спільний доступ та збереження групи контактів у Outlook

• Спільний доступ до групи контактів у Outlook
• Збережіть групу контактів у Outlook

---

Створіть групу контактів у Outlook

Ви можете зустріти ситуації, коли вам потрібно відправити масову електронну пошту членам компанії або робочої групи з ділових причин. Або вам може знадобитися надіслати святкову листівку всім членам вашої родини та друзям. У таких випадках створення групи контактів заощадить багато часу, надсилаючи листи по одному. Ось наш ExtendOffice команда перерахувала методи створення груп контактів із ваших контактів Outlook, адресної книги та даних у Excel, у текстовій або текстовій формі, а також для створення груп для відправників або одержувачів у ваших поштових скриньках у Outlook.

Створіть групу контактів із контактів Outlook або адресної книги

1. клацання Люди or Контакти на панелі навігації у вашому Outlook.

2. Під вкладкою Головна, Натисніть Нова контактна група в групі Нові.

3 В Контактна група у вікні назвіть групу контактів у ІМ'Я поле.

4. клацання Додати учасників в групі членивиберіть З контактів Outlook or З адресної книги у випадаючому списку відповідно до ваших потреб. (Якщо ви хочете додати лише один контакт на даний момент, а його немає у ваших контактах або адресній книзі Outlook, виберіть Новий електронний контакт.)

5 В Виберіть членів діалоговому вікні, щоб вибрати кілька несумісних контактів, утримуйте кнопку Ctrl клавішу, а потім клацніть контакти один за одним; щоб вибрати кілька суміжних контактів, клацніть перший контакт, а потім утримуйте Shift і виберіть останній.

6. Натисніть члени у нижньому лівому куті діалогового вікна, щоб додати всі вибрані контакти до члени поле, а потім клацніть OK.

7 В Контактна група вікна, натисніть Зберегти та закрити.

---

Створіть групу контактів із даних у Excel, Word або інших програмах

Припустимо, ви отримали список електронних адрес у таблиці Excel, документі Word або інших програмах, як показано вище. Щоб масово додати адреси до групи контактів у Outlook, виконайте наведені нижче дії.

1. клацання Люди or Контакти на панелі навігації у вашому Outlook.

2. Під вкладкою Головна, Натисніть Нова контактна група в групі Нові.

3 В Контактна група у вікні назвіть групу контактів у ІМ'Я поле.

4. клацання Додати учасників в групі членивиберіть З контактів Outlook.

5. Скопіюйте дані у свою електронну таблицю Excel або документ Word.

6 В Select члени діалогове вікно, вставте дані в члени поле, а потім клацніть OK.

7 В Контактна група вікна, натисніть Зберегти та закрити.

√ Примітка. Кожну адресу електронної пошти потрібно розділяти крапкою з комою або позначкою абзацу (одне ім’я та адреса на рядок). Якщо імені немає, адреса буде використовуватися для відображуваного імені в групі контактів.

---

Створіть групу контактів для одержувачів або відправників у вашій поштовій скриньці

Якщо ви хочете додати всіх одержувачів і відправників листа або кількох листів до групи контактів, або якщо ви хочете згрупувати деяких відправників або одержувачів у своїй поштовій скриньці, ви можете використовувати Додати до групи feature of Kutools для Outlook, зручна надбудова Outlook, розроблена нашою командою. Він швидко створить контактну групу відповідно до ваших потреб.

1. Виберіть пошту (листи) з одержувачами або відправниками, яких потрібно додати до групи контактів.

2. До Kutools Plus вкладка, в Контакти групу клацніть Додати до групи.

3 В Додайте одержувачів до контактних груп діалогове вікно, виберіть ВСІ, Усі відправникиабо Усі одержувачі на Сфера випадаючий список. Поруч із адресами електронної пошти, які відповідають умові, буде встановлено прапорці.

4. У правій частині діалогового вікна виберіть контактну групу (и), до якої потрібно додати адреси; Або ви можете створити нову групу контактів, натиснувши Нова контактна група, а потім поставте прапорець біля нього. Натисніть OK.

Якщо у вас не встановлено надбудову Outlook, Натисніть тут, щоб завантажити. Або ви можете скористатися більш незграбним способом: скопіюйте адреси відправників одержувачів, яких ви хочете додати до групи контактів, а потім вставте їх у члени поле в Виберіть членів діалогове вікно. Щоб дізнатися більше, перегляньте кроки 4-7 створення групи контактів із контактів Outlook або адресної книги.

---

Редагування групи контактів у Outlook

Бувають випадки, коли нам потрібно редагувати наші групи контактів: у вашій компанії відбуваються кадрові зміни, колеги та проекти приходять і відходять, тож вам потрібно додати чи видалити деяких учасників; Учасники в групі контактів є змішаними, тому потрібно розділити групу на дві або більше груп; Два відділи об’єднано, тому вам потрібно об’єднати дві групи контактів ……

Перш ніж ми це зробимо, нам потрібно знайти, де знаходяться групи:

Якщо ви перебуваєте в поле зору пошта, натисніть кнопку Адресна книга в групі знайти на вкладці Головна, а потім знайдіть групу у спливаючому діалоговому вікні; Якщо ви перейшли на Люди or Контакти на панелі навігації в Outlook, ви можете знайти групу в списку ваших контактів, ввівши її назву в поле пошуку над списком.

Знайшовши групу контактів, двічі клацніть її назву, щоб відкрити Контактна група вікно. Тепер знайдіть перераховані нижче методи, які відповідають вашим потребам для наступного кроку.

---

Додавання або видалення учасників із групи контактів

• Щоб додати учасників до групи контактів, перегляньте кроки 4-7 створення групи контактів із контактів Outlook або адресної книги.

• Щоб видалити учасників із групи контактів, виберіть учасників у відкритому вікні Контактна група спочатку вікно, а потім натисніть кнопку Видалити учасника функція в групі члени. Клацання Зберегти та закрити в групі Дії.

---

Розділіть групу контактів у програмі Outlook

Тут ми перерахували два способи поділу групи контактів у Outlook: один із власними функціями, інший із Розділіть на контактну групу особливість Kutools для Outlook.

• Вилили групу контактів в Outlook, скопіювавши та видаливши

Скажімо, вам потрібно розділити контактну групу на дві частини. Виконайте наведені нижче дії.

1 На Люди or Контакти на сторінці, знайдіть групу контактів, яку потрібно відредагувати.

2. Клацніть правою кнопкою миші (не відпускайте) групу і перетягніть її трохи вище або нижче, відпустіть кнопку миші, ви побачите коротке спливаюче меню, як показано на скріншоті нижче, натисніть Скопіювати. У списку з’являться дві однакові групи контактів.

>>>

3. Двічі клацніть, щоб відкрити обидві групи, змініть назви груп, як вам потрібно, наприклад, ExtendOffice1 і ExtendOffice2. Потім видаліть, скажімо, назву 8-15 у ExtendOffice1, і назва 1-7 в ExtendOffice2.

4. На даний момент у вас буде дві нові менші групи контактів, натисніть Зберегти та закрити.

• Легко розділіть групу контактів у Outlook за допомогою чудового інструменту

Або якщо ви встановили наші Kutools для Outlook на своєму комп’ютері, щоб розділити групу контактів, виконайте наведені нижче дії.

1. Виберіть групу контактів, яку потрібно розділити (Тут я вибрав групу з іменем ExtendOffice тест 1, наприклад).

2. Перейдіть на вкладку Kutools Plus, знайти Контакти групи на стрічці Контактивиберіть Розділіть на контактну групу у спадному списку.

3 В Розділіть на контактну групу у вікні, поставте прапорці біля учасників групи, яких потрібно перемістити до нової групи контактів, натисніть Ok.

4. Назвіть нову групу у спливаючому діалоговому вікні, клацніть OK.

5. Дві розділені групи контактів з'являться в списку контактів. Не соромтеся відкривати групи, щоб переглянути їх учасників.

---

Розбийте групу контактів і додайте її учасників як контакти в Outlook

Щоб розбити або скажемо видалити групу контактів у Outlook, можна просто перейти до Люди or Контакти сторінки, клацніть правою кнопкою миші групу, яку потрібно видалити, і клацніть видаляти у спливаючому меню. Але якщо ви хочете додати всіх його учасників як окремі контакти Outlook одночасно, перевірте два підходи, які ми перерахували нижче:

• Розбийте групу контактів за допомогою вбудованої функції Outlook

1. Двічі клацніть, щоб відкрити групу контактів у списку контактів.

2. Двічі клацніть учасника, якого потрібно додати до списку контактів.

3. Натисніть кнопку з трьома крапками, щоб переглянути додаткові параметри, а потім клацніть Додати до контактів Outlook.

4. У спливаючому вікні Контакти у вікні, ви можете додати додаткову інформацію, якщо вам потрібно, а потім натисніть Зберегти та закрити.

5. Повторіть кроки 2-4, щоб додати всіх учасників.

6. Тепер поверніться до Люди or Контакти для видалення групи контактів.

Метод підходить для груп, до складу яких входить лише кілька учасників. Якщо група містить велику кількість учасників, метод втрачає занадто багато часу. У цьому випадку, будь ласка, перевірте Перерва функція Kutools для Outlook нижче.

• Легко розбийте групу контактів за допомогою Kutools для Outlook

1. Виберіть групу контактів, яку потрібно розірвати.

2. Перейдіть на вкладку Kutools Plus, Натисніть Контакти група > Перерва.

3 В Перерва вікна, натисніть ВСІ , щоб поставити прапорці у всіх полях, а потім натисніть Ok.

4. З'явиться діалогове вікно із запитом Ви хочете розбити цю групу контактів на окремих контактів? Натисніть Так.

5. Усі його учасники тепер додані до вашого списку контактів, а група контактів видаляється одночасно.

√ Примітка. Якщо ви хочете додати лише деяких учасників до свого списку контактів, поставте прапорці біля певних учасників, натисніть Ok щоб додати їх до списку, видаляючи їх із групи. Група, яка містить учасників, яких ви не перевірили, все ще існуватиме.

Натисніть, щоб завантажити Kutools для Outlook для 60-денної безкоштовної пробної версії.

---

Об’єднайте групи контактів в одну в Outlook

Щоб об’єднати дві або більше груп контактів в одну нову групу. Будь ласка, виконайте наведені нижче дії.

1. Створіть нову групу контактів. (Виконайте кроки 1-3 створення групи контактів із контактів Outlook або адресної книги.)

2. клацання Додати учасників в групі членивиберіть З контактів Outlook.

3 В Виберіть членів у діалоговому вікні виберіть групи контактів, які потрібно об’єднати.

4. клацання члени у нижньому лівому куті діалогового вікна, а потім клацніть OK.

5 В Контактна група вікна, натисніть Зберегти та закрити.

√ Примітка: Наведений вище спосіб дуже простий і швидкий. Однак група, яку ви створили таким чином, схожа на велику групу, що містить кілька маленьких, це не так зручно, коли вам потрібно редагувати учасників групи. Тому що для редагування вам доведеться відкрити кожну невелику групу. Щоб об’єднати кілька груп контактів і додати до однієї групи лише учасників групи. Будь ласка, перевірте Як об’єднати або об’єднати списки розсилки в Outlook?

---

Надішліть електронний лист групі контактів у Outlook

Щоб надіслати електронний лист одній або кільком групам контактів у Outlook, виконайте наведені нижче дії.

1. У поданні пошти натисніть Нова електронна пошта щоб розпочати нове повідомлення.

2 В Для ... введіть назву групи контактів. Outlook покаже потенційні збіги зі списку контактів, як показано на малюнку нижче. Якщо ви не хочете, щоб одержувачі бачили один одного, введіть назву групи в Прихована копія... поле. (Якщо поле не відображається у вікні повідомлення, перейдіть до Опції вкладку, а потім натисніть кнопку Бек в групі Показати поля.)

Якщо ви не пам’ятаєте назву групи, натисніть Для ... відкрити Виберіть Імена вікно, щоб переглянути всі ваші контакти у вашому списку контактів. Виберіть групи, до яких ви хочете надіслати повідомлення, а потім клацніть До, Ccабо Бек як вам потрібно. Назви груп відображатимуться у відповідному полі. (Я натиснув До як приклад тут.) Потім натисніть OK.

3. Введіть тему та текст повідомлення електронної пошти. Натисніть Відправити після того, як ви закінчите вводити текст.

---

Спільний доступ та збереження групи контактів у Outlook

Можливо, вам знадобиться надіслати новому співробітнику групу контактів, пов’язану з роботою, або поділитися групою за інтересами своїм друзям; Ви також можете отримати групу контактів, якою поділилися інші. У цій частині ми поговоримо про те, як надати спільний доступ до групи контактів і як зберегти групу контактів, надіслану іншими користувачами в Outlook.

Спільний доступ до групи контактів у Outlook

• Ви можете включити групу в повідомлення електронної пошти та надіслати його іншим:

1. У поданні пошти натисніть Нова електронна пошта для створення нового повідомлення. А. Повідомлення з'явиться вікно. Налаштуйте розмір вікна, перемістіть його поруч із вікном Outlook, щоб обидва вікна були видимими одночасно.

2. клацання Люди or Контакти з панелі навігації у вікні Outlook.

3. Знайдіть групу контактів, до якої ви хочете поділитися, і перетягніть її в тіло повідомлення як вкладений файл у файлі Повідомлення вікна.

4. Заповніть інформацію в Повідомлення вікно, як вам потрібно, а потім натисніть Відправити поділитися групою контактів.

• Ви також можете вставити групу контактів як вкладення, а не перетягувати її до тіла повідомлення:

1 В пошта переглянути, клацніть Нова електронна пошта щоб створити нове повідомлення.

2. Перейдіть на вкладку Insert у спливаючому вікні Повідомлення вікно, знайдіть Include групу клацніть Елемент Outlook.

3 В Вставити елемент діалоговому вікні виберіть папку Контакти у певній поштовій скриньці, щоб перерахувати всі контакти та групи контактів у предмети коробка. Тепер ви можете знайти та вибрати групу контактів, а потім натиснути OK щоб вставити його як вкладення.

4. Заповніть інформацію в Повідомлення вікно, як вам потрібно, а потім натисніть Відправити поділитися групою контактів.

Збережіть групу контактів у Outlook

Щоб зберегти групу контактів, надіслану іншими в електронному повідомленні:

1. Відкрийте повідомлення, яке містить вкладення групи контактів.

2. Перетягніть вкладення на панель навігації та опустіть його Люди or Контакти.

Це найпростіший підхід, ви можете натиснути Люди or Контакти щоб перевірити нещодавно збережену групу.