Організувати групу документів - управління документами за допомогою груп у програмі Word

Kutools for WordАвтора Організуйте групу документів функціонує як наш менеджер документів, який може ефективно та комфортно допомогти нам керувати всіма документами, згрупованими в групу документів. За допомогою Організуйте групу документів інструмент, ми можемо легко створювати нові групи документів, перетягувати і пересувати документ між різними групами, перейменовувати документи та групи документів тощо.

Перелічіть усі групи документів у вигляді дерева

Легко створюйте нові групи документів

Переміщуйте документи між різними групами

Перейменуйте групи документів і документи

Видалити групи документів та документи

Видалення помилок у групах документів

Натисніть Кутулс > Вибрані > Організуйте групу документів. Дивіться знімок екрана:

Перелічіть усі групи документів у вигляді дерева

1. Якщо ви хочете упорядкувати документи, які ви додали до групи, натисніть Кутулс > Вибрані > Організуйте групу документів щоб увімкнути утиліту.

2. Ви побачите всі групи документів та документи, які були згруповані Вибрані перераховані в Організуйте групу документів діалогове вікно. Дивіться знімок екрана:

примітки. Щоб вибрати будь-який документ зі списку, ви можете побачити шлях збереження цього документа, показаний на панелі під вікном списку.

Легко створюйте нові групи документів

1. Натисніть Новинка праворуч від діалогового вікна, щоб створити нову групу. Дивіться знімок екрана.

2 Після натискання кнопки Новинка кнопка відображатиме діалогове вікно, як показано на знімку екрана нижче. Будь ласка, призначте ім’я для цієї нової групи, а потім натисніть OK кнопку. Нова створена група документів також буде перелічена в деревній структурі.

Переміщуйте документи між різними групами

Якщо ви хочете перенести документ із групи в іншу групу документів, ви можете зробити це наступним чином.

1. Виберіть документ, який потрібно перемістити до іншої групи документів, а потім клацніть Рухатися у діалоговому вікні. Дивіться знімок екрана:

2. Потім на дисплеї з'явиться a Виберіть Групу документів діалогове вікно. У цьому діалоговому вікні ви можете перемістити цей документ у будь-яку існуючу групу документів, вибравши групу та клацнувши OK. Або перейдіть до нової групи, натиснувши Новинка кнопку. Ви також можете перетягнути документ, щоб переміщатися між різними групами документів у Організуйте групу документів список

Перейменуйте групи документів і документи

За допомогою цієї утиліти ви можете перейменовувати як групи документів, так і документи.

1. Виберіть групу документів або документ, який потрібно перейменувати, і натисніть Rename , тоді ім'я групи документів або документа стане редагованим у деревній структурі, а потім введіть нову назву.

примітки: це Rename функція змінить лише вказане ім'я документа в групі, ані ім'я документа. Наприклад, якщо у вас є документ із назвою “Файл.doc", Який був доданий до групи, і він був перейменований на"ФАЙЛ2.doc”За допомогою Rename особливість в Організуйте групу документів. Після перейменування документа, перейшовши до папки файлів цього документа, ви дізнаєтесь, що ім'я документа все ще має бути “ФАЙЛ2.doc". Отже Rename особливість в Організуйте групу документів змінює лише назву документа, який буде вказано в групі.

Видалити групи документів та документи

Якщо ви хочете видалити групи документів або документ із групи, ви можете просто вибрати групу документів або документ, який потрібно видалити, у деревній структурі, а потім клацнути видаляти у діалоговому вікні. Дивіться знімок екрана:

Примітка: видаляти функція лише видаляє документ із групи, документи все ще існують на вашому комп’ютері

Видалення помилок під час груп документів

Іноді це може спричинити помилки в Вибрані групувати з наступних причин:

Документ уже залишився в групі, і ви змінили шлях збереження цього документа (його було переміщено в іншу папку файлу, перейменовано в папку або видалено з ПК).

1. Наприклад, після того, як ви додали документ до групи документів, коли ви переміщуєте цей документ в іншу папку на своєму комп'ютері, документ у Вибрані у групи буде недійсне посилання, що відображається на. Дивіться знімок екрана:

2. Тепер ви не можете відкрити цей документ безпосередньо з групи. Вам потрібно зайти в Організуйте групу документів і натисніть на Чисті помилки , щоб очистити помилку з груп документів

3 Після натискання Помилка очищення, ви побачите результат, як показано нижче на скріншотах: