Перейти до основного матеріалу

Швидко створюйте, видаляйте та повторно використовуйте швидкі частини (автотекст) у програмі Outlook

Автор: Келлі Остання зміна: 2024-06-24

Під час створення електронних листів ви можете часто повторювати певні фрази. Функція Quick Parts дозволяє швидко вставляти ці фрази, не вводячи їх щоразу повторно. Kutools для OutlookАвтора Панель автотексту покращує цю функцію, перераховуючи всі швидкі частини (автотекст) і категорії швидких частин на вбудованій панелі. Це дає змогу повторно використовувати будь-яку швидку частину чи автотекст лише одним клацанням миші, роблячи створення електронної пошти ефективнішим і оптимізованішим.


Kutools для Outlook який надає понад 100 функцій в Outlook для підвищення ефективності спілкування та захисту вашої інформації. Серед них понад 70 функцій постійно безкоштовні. По-перше, ви повинні завантажте та встановіть Kutools для Outlook.

Натисніть Кутулс > Ресурс відкрити Панель Kutools. Автотекст панель відображається в правій частині вікна Outlook. Перегляньте скріншот:

Команда Ресурс панель в Outlook підтримує як панель читання, так і спливаючі вікна для нових повідомлень, відповідей і пересилань. Коли ви натискаєте на Ресурс усі чотири типи ввімкнено за замовчуванням. Крім того, ви можете вибрати, де автоматично відображатиметься панель ресурсів. Для цього натисніть Кутулс > Ресурс розкривного списку, а потім виберіть потрібну панель або вікно, щоб з’явилася панель ресурсів.


Переваги панелі автотексту Kutools

Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс користувача 🖥️

Kutools має більш зручний дизайн інтерфейсу, що дозволяє користувачам легко знаходити та використовувати необхідні текстові фрагменти. Інтерфейс інтуїтивно зрозумілий і простий у використанні, що робить процес створення електронних листів більш ефективним.

Потужні функції керування ⚙️

Kutools пропонує багатший набір параметрів керування, що дозволяє користувачам швидко видаляти, перейменовувати та класифікувати текстові фрагменти. Користувачі можуть пакетно керувати цими фрагментами, значно підвищуючи ефективність і зручність керування.

Вставка різноманітного контенту 🖼️

Окрім тексту, Kutools підтримує вставлення різних форматів, таких як зображення, таблиці та діаграми, що робить вміст електронної пошти багатшим і професійнішим. Ця функція дозволяє користувачам створювати більш різноманітні та візуально привабливі електронні листи.

Функції імпорту та експорту 🔄

Kutools дозволяє користувачам імпортувати та експортувати фрагменти автотексту. Ця функція дозволяє користувачам створювати резервні копії своїх фрагментів тексту або переміщувати їх між різними пристроями та версіями Outlook, забезпечуючи більшу гнучкість і безпеку даних.


Швидке створення та вставлення виділення як автотексту (швидка частина)

  1. Виберіть вміст, який ви збережете як автотекст у тілі повідомлення. А потім натисніть , див. знімок екрана:
    .
  2. У Новий автотекст діалогове вікно:
    • (1) Введіть назву для нового автотексту в ІМ'Я коробка;
    • (2) Потім у розкривному списку вкажіть категорію для пошуку нового автотексту. Ви можете безпосередньо створити нову категорію, клацнувши Нова категорія , а потім додайте назву вашої категорії.
    • (3) Клацніть на додавати кнопки.
  3. Автотекст був створений відразу. Ви можете переглянути його на панелі автотексту. Перегляньте скріншот:
  4. Щоб вставити автотекст у будь-яке потрібне повідомлення, просто клацніть тіло повідомлення, куди потрібно вставити.
  5. На панелі «Автотекст» спочатку клацніть, щоб вибрати категорію, до якої належить автотекст, який ви вставите, а потім клацніть запис «Автотекст», щоб безпосередньо вставити його в електронний лист.

Tips :
Ви можете вставити запис автотексту як Багатий текст, Plain TextАбо Картинка вибравши бажану опцію зі спадного списку запису автотексту.


Видаліть або перейменуйте категорію або автотекст

Щоб видалити або перейменувати категорію:

Виберіть елемент категорії, який потрібно видалити, клацніть у спадному списку категорій виберіть Видалити категорію or Перейменувати категорію тобі потрібно.

Щоб видалити або перейменувати запис автотексту:

Наведіть курсор на елемент автотексту, який потрібно видалити або перейменувати, клацніть значок. Потім вибирайте Rename or видаляти необхідний вам варіант.

Tips :
Якщо ви хочете видалити всі записи автотексту в категорії, натисніть у списку Автотекст і виберіть Очистити всі.


Експорт та імпорт автоматичного тексту (швидка частина)

За допомогою утиліти панелі автотексту Kutools для Outlook ви можете легко імпортувати та експортувати всі швидкі частини в Microsoft Outlook кількома клацаннями миші.

Експортувати записи автоматичного тексту:

Натисніть розкрийте список категорій і виберіть Експорт автотексту, В Експортувати автотекст у діалоговому вікні натисніть щоб вибрати папку призначення для збереження експортованого файлу. Потім натисніть OK.

Імпортувати записи автоматичного тексту:

Натисніть розкрийте список категорій і виберіть Імпорт автотексту, В Імпорт автотексту у діалоговому вікні натисніть кнопку, щоб вибрати файл, який потрібно імпортувати. Потім натисніть OK.


Перемістіть або налаштуйте панель автотексту

Якщо ви хочете перемістити панель автотексту в інше місце або налаштувати панель автотексту, клацніть стрілку поруч із кнопкою «Закрити», а потім клацніть Рухатися or Зміна розміру з розкривного списку.

  • Якщо натиснути Рухатися курсор стає хрестиком , і ви можете перемістити область автоматичного тексту в будь-яке місце поточного вікна повідомлення.
  • Якщо натиснути Зміна розміру курсор стає , Ви можете перетягнути курсор, щоб легко відрегулювати розмір області автоматичного тексту.

Інші корисні опції

У списку категорій:

 оновлення: Натисніть цю кнопку «Оновити», щоб синхронізувати записи автотексту в Outlook із панеллю автотексту Kutools.

У списку автотексту:

 Увімкнути плаваючий попередній перегляд: натисніть цю кнопку, щоб показати або приховати плаваючий попередній перегляд записів автотексту.

 Увімкнути попередній перегляд панелі списку: натисніть цю кнопку, щоб показати або приховати панель попереднього перегляду записів автотексту

Збільшити розмір шрифту / Зменшити розмір шрифту: Ці два параметри дозволяють збільшувати або зменшувати шрифт записів автотексту за потреби.


Демонстрація: створення, повторне використання та видалення швидких частин (автотекст) у програмі Outlook

Відкрийте для себе Кутулс / Kutools Plus у цьому відео, додав Kutools для Outlook. Тепер більшість функцій, у тому числі функції ШІ, безкоштовні! Професійні функції надаються з 30-денною пробною версією без обмежень!


Найкращі інструменти продуктивності офісу

Останні новини: запускається Kutools для Outlook Безкоштовна версія!

Спробуйте нові інструменти Kutools для Outlook БЕЗКОШТОВНА версія з понад 70 неймовірними функціями, якими ви можете користуватися НАЗАВЖДИ! Клацніть, щоб завантажити зараз!

🤖 Kutools AI : Миттєві професійні електронні листи з магією штучного інтелекту – геніальні відповіді одним клацанням, ідеальний тон, багатомовна майстерність. Трансформуйте електронну пошту без зусиль! ...

???? Автоматизація електронної пошти: Автовідповідь (доступно для POP та IMAP)  /  Розклад надсилання електронних листів  /  Автоматична копія/прихована копія за правилами під час надсилання електронної пошти  /  Автоматичне пересилання (розширені правила)   /  Автоматично додавати привітання   /  Автоматично розділяйте електронні листи кількох одержувачів на окремі повідомлення ...

📨 Управління електронною поштою: Відкликати електронні листи  /  Блокуйте шахрайські електронні листи за темами та іншими  /  Видалити повторювані електронні листи  /  розширений пошук  /  Консолідація папок ...

📁 Вкладення ProПакетне збереження  /  Пакетне від'єднання  /  Пакетний компрес  /  Автозавантаження   /  Автоматичне від'єднання  /  Автокомпресія ...

???? Магія інтерфейсу: 😊Більше красивих і класних смайликів   /  Нагадувати вам, коли надходять важливі листи  /  Згорніть Outlook замість того, щоб закривати ...

👍 Дива в один клік: Відповісти всім із вхідними вкладеннями  /   Антифішингові електронні листи  /  🕘Показувати часовий пояс відправника ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Контакти та календар: Пакетне додавання контактів із вибраних електронних листів  /  Розділіть групу контактів на окремі групи  /  Видаліть нагадування про день народження ...

Миттєво розблокуйте Kutools для Outlook одним клацанням миші—постійно вільний. не чекай, завантажте зараз і підвищте ефективність!

kutools для функцій Outlook1 kutools для функцій Outlook2
 

 

 

Comments (4)
No ratings yet. Be the first to rate!
This comment was minimized by the moderator on the site
Have you come up with a way to speed up changing, adding, or deleting an autosave? i have a long list of about 320 items, and it takes from 30 seconds to 2 minutes every time I try to change, add, or remove an autosave. And if I have more than 6-7 emails open, it will not open the pane. Also most times after the list is finally shown in the pane (after change, adding, or deleting an autosave), the upper left corner of my screen shows: Untitled - Message (HTML) (Not Responding)

and I am locked out for maybe another 30 - 60 seconds before that clears and I can work again.

Is there an upgrade version available for additional cost?
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi there,

Please try using the beta version of the software and check if the problem still persists:
https://download.extendoffice.com/downloads/Kutools-for-Outlook/Beta/OutlookKutoolsSetup.exe

Please let us know if the problem occurs in the beta version or if it has been resolved. Your feedback is greatly appreciated.

Amanda
This comment was minimized by the moderator on the site
Would be nice to be able to use / add placeholders (first name, last name etc) in autotext. Any plans for that?
This comment was minimized by the moderator on the site
Brilliant❗
There are no comments posted here yet
Leave your comments
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations