1.1 Додайте прапор чи нагадування до одного електронного листа перед надсиланням

Складаючи / відповідаючи / пересилаючи електронне повідомлення у вікні повідомлення, ми можемо легко додати наступні прапорці, власні прапори або нагадування до електронного листа.

1.1.1 Додайте прапорець подальшого спостереження до одного електронного листа перед надсиланням

У новому вікні складання, відповіді або пересилання повідомлень натисніть Повідомлення > Слідувати, а потім підніміть прапор зі спадного меню, як вам потрібно.

Потім ви побачите, що над заголовком повідомлення додається інформація про прапор, як показано на знімку екрана:

Tips :
(1) Якщо повідомлення, що відповідає / пересилається, вбудоване в область читання, вам потрібно натиснути кнопку Вискакувати, щоб відобразити повідомлення, що відповідає / пересилає у вікні повідомлення.

(2) Після надсилання цього повідомлення електронної пошти, позначка подальших дій  автоматично відображатиметься поруч із надісланим електронним листом у списку повідомлень, і надіслане електронне повідомлення також автоматично буде додано до списку справ.

(3) Такі види подальших прапорів працюють лише в Outlook відправників. Одержувачі не отримають наступних прапорів.

1.1.2 Додайте спеціальний прапор чи нагадування до одного електронного листа перед надсиланням

Якщо вам потрібно додати власний прапор або нагадування до поточного повідомлення про створення, відповіді або пересилання, ви можете зробити наступне:

1. У новому вікні складання, відповіді або пересилання повідомлень натисніть Повідомлення > Слідувати > виготовлений на замовлення or Додати нагадування як вам потрібно.

примітки: Якщо повідомлення відповіді / переадресації вбудовано в область читання, потрібно натиснути кнопку Вискочити кнопку, щоб спочатку показати відповідь / переадресацію у вікні повідомлення.

2. У діалоговому вікні "Налаштування" перейдіть до Прапор для мене розділ, і виконайте наступне:
(1) Введіть позначений текст у Позначити коробка;
(2) Вкажіть дату початку та термін, коли вам потрібно;
(3) Якщо вам потрібно додати нагадування для електронного листа, поставте галочку Нагадування і вкажіть потрібну дату та час нагадування.

3. Натисніть OK кнопки.

4. Складіть і надішліть електронне повідомлення.

1.2 Автоматично позначити всі вихідні електронні листи

Якщо вам потрібно автоматично позначити всі вихідні електронні листи, ви можете створити правило для його досягнення.

1. У поданні пошти натисніть Головна > Правила > Керування правилами та сповіщеннями.

2. У діалоговому вікні Правила та попередження натисніть Нове правило під Правила електронної пошти Вкладка.

3. У майстрі правил натисніть, щоб виділити Застосувати правило до повідомлень, які я надсилаюі натисніть кнопку МАЙБУТНІ кнопки.

4. У другому майстрі правил не перевіряйте жодних умов і натисніть МАЙБУТНІ безпосередньо. Потім у спливаючому діалоговому вікні Microsoft Outlook натисніть Так йти вперед.

примітки: Якщо ви хочете додати лише прапори для електронних листів, які відповідають певним умовам, ви можете позначити конкретні параметри та вказати умови, а потім клацнути МАЙБУТНІ кнопки.

5. У третьому майстрі правил:
(1) Поставте галочку повідомлення прапора для дії протягом кількох днів опція в крок 1 розділ;
(2) Клацніть на підкресленому тексті дія протягом декількох днів в крок 2 розділ;
(3) У спливаючому діалоговому вікні Повідомлення про повідомлення вкажіть позначений текст і нагадуйте тривалість, скільки вам потрібно, та натисніть OK;
(4) Тепер він повертається до Майстра правил і клацає МАЙБУТНІ.

6. У четвертому майстрі правил натисніть МАЙБУТНІ безпосередньо.

Tips : Тут ми можемо встановити винятки для запуску цього правила. За потреби вкажіть необхідні винятки з правил.

7. В останньому майстрі правил назвіть правило, вкажіть параметри запущеного правила та клацніть на обробка кнопки.

Іноді з’являється попередження, що з’являється діалогове вікно Microsoft Outlook, клацніть на OK , щоб закрити його.

8. Потім ми повертаємося до діалогового вікна Правила та попередження, натискаємо OK закрити його.

Відтепер усі вихідні електронні листи будуть позначені автоматично.

примітки:
(1) Правило не буде позначати вихідні електронні листи, якщо ми закриємо Outlook.
(2) Правило додаватиме прапор лише для відправленого елемента в Outlook відправників, а одержувачі не отримуватимуть інформацію про прапор.

2.1 Позначте один електронний лист як важливий

Коли ви створюєте новий електронний лист або відповідаєте / пересилаєте електронне повідомлення в Outlook, ви можете додати або змінити пріоритет електронного листа.
У новому вікні складання, відповіді або пересилання повідомлень клацніть на Високе значення or Мала важливість Кнопка, щоб встановити пріоритет безпосередньо для редагування електронної пошти безпосередньо.

Примітки:
(1) Якщо Високе значення or Мала важливість кнопку вже було виділено, ви можете натиснути кнопку ще раз, щоб скасувати пріоритет важливості з електронного листа.

(2) Або можна натиснути на якір  у правому нижньому куті Теги група на Повідомлення , щоб увімкнути діалогове вікно Властивості, вкажіть пріоритет важливості з Значення і закрийте діалогове вікно.

(3) До речі, у новому вікні складання, відповіді або пересилання повідомлення ви також можете натиснути філе > інформація > властивості відкрити діалогове вікно Властивості, а потім вказати пріоритет важливості з Значення випадаючий список.

(4) Коли повідомлення, що відповідає або пересилається, вбудоване в область читання, ви можете натиснути на Високе значення or Мала важливість кнопка на Повідомлення вкладка (Створити інструменти) безпосередньо.

2.2 Позначити всі нові електронні листи як важливі автоматично

Якщо ви хочете автоматично позначити всі вихідні електронні листи як високопріоритетні, параметри Outlook можна налаштувати таким чином:

1. У поданні пошти натисніть філе > Опції щоб відкрити діалогове вікно Параметри Outlook.

2. У діалоговому вікні Параметри Outlook натисніть пошта на лівій бічній панелі перейдіть до Відправлення повідомлень і вкажіть значення за замовчуванням у Рівень важливості за замовчуванням випадаючий список.

3. Натисніть OK кнопки.

Відтепер усі нові електронні листи та відповіді, які ви надіслали, будуть автоматично позначені як вказаний рівень важливості за замовчуванням. Однак пересилання електронних листів залишатиметься на рівні важливості оригінальних листів.

2.3 Примітки

Коли одержувачі отримують електронні листи, які позначені як різні пріоритети, вони побачать, що електронні листи з високим пріоритетом позначені червоними знаками оклику  , а електронні листи малої важливості позначені синіми стрілками вниз  у списку повідомлень, як показано на знімку екрана.

Коли одержувачі читають електронні листи в області читання або у вікнах повідомлень, інформація про рівень важливості додається під заголовок повідомлення, як показано на скріншоті.

3.1 Позначте повідомлення як конфіденційне, приватне, особисте або звичайне

У нових вікнах складання, відповіді або пересилання повідомлень ми можемо легко встановити статус чутливості для поточного електронного листа таким чином:

1. У новому вікні складання, відповіді або пересилання повідомлень натисніть філе > інформація > властивості щоб відкрити діалогове вікно Властивості.

Tips :
(1) Крім того, ви також можете відкрити діалогове вікно Властивості, клацнувши якір  у правому нижньому куті Теги група на Повідомлення Вкладка.

(2) Якщо відповідне або переадресоване повідомлення вбудовано в область читання, ви можете клацнути на якорі  у правому нижньому куті Теги група на Повідомлення вкладка (Створити інструменти).

2. У діалоговому вікні Властивості виберіть стан чутливості з вікна Чутливість розкривний список, як вам потрібно, і закрийте діалогове вікно.

Тепер для поточного електронного листа встановлено статус чутливості, а потім складіть і надішліть його, як вам потрібно.

3.2 Автоматично позначати всі нові електронні листи конфіденційними, приватними, особистими або звичайними

Ви також можете налаштувати параметри Outlook, щоб автоматично додавати вказаний стан чутливості для всіх нових електронних листів.

1. У поданні пошти натисніть філе > Опції щоб відкрити діалогове вікно Параметри Outlook.

2. У діалоговому вікні Параметри Outlook натисніть пошта на лівій бічній панелі перейдіть до Відправлення повідомлень і вкажіть рівень чутливості за замовчуванням, як вам потрібно.

3. Натисніть OK кнопки.

Відтепер для всіх нових електронних листів буде автоматично встановлено статус чутливості за замовчуванням.

Tips : відповіді та переадресація залишатимуться статусом чутливості оригінальних електронних листів.

3.3 Примітки

1. Коли одержувачі отримають електронний лист із статусом конфіденційності, вони отримають інформацію про статус конфіденційності під заголовком повідомлення, коли прочитають його в області читання або у вікні повідомлення.

2. Повідомлення, яке має рівень чутливості приватний не буде переслано чи перенаправлено згідно з правилами папки "Вхідні" одержувача.

Ми також можемо додати одну або кілька категорій для нового написання, відповіді або пересилання електронної пошти в Outlook.

4.1 Класифікуйте один електронний лист

У новому вікні написання, відповіді або пересилання повідомлення ви можете додати одну або кілька категорій електронного листа таким чином:

1. У новому вікні складання, відповіді або пересилання повідомлень натисніть філе > інформація > властивості щоб відкрити діалогове вікно Властивості.

Tips :

(1) Ви також можете клацнути на якорі  у правому нижньому куті Теги група на Повідомлення , щоб відкрити діалогове вікно Властивості.

(2) Якщо відповідне або переадресоване повідомлення вбудовано в область читання, ви можете клацнути на якорі  у правому нижньому куті Теги група на Повідомлення вкладка (Створити інструменти), щоб відкрити діалогове вікно Властивості.

2. У діалоговому вікні Властивості вкажіть категорії з вікна Категорії розкривний список, як вам потрібно, і закрийте діалогове вікно.

Порада:
(1) Ви можете вказати одну категорію кольорів із Категорії випадаючий список за раз і повторіть операцію додавання кількох категорій кольорів.

(2) Ви також можете клацнути Категорії > всі категорії щоб відкрити діалогове вікно Категорії кольорів. А в новому діалоговому вікні створіть, перейменуйте або видаліть категорії, як вам потрібно, або поставте галочку на декілька категорій, якщо це необхідно.

(3) У діалоговому вікні Властивості натисніть Категорії > Очистити всі категорії щоб видалити всі існуючі категорії з поточного електронного листа для редагування.
Потім складіть і надішліть електронне повідомлення, як вам потрібно.

4.2 Автоматично класифікувати всі нові електронні листи

У деяких випадках вам може знадобитися автоматично класифікувати всі вихідні електронні листи або вихідні електронні листи за спеціальними критеріями. Ви можете створити правило для його досягнення.

1. У поданні пошти натисніть Головна > Правила > Керування правилами та сповіщеннями.

2. У діалоговому вікні Правила та сповіщення клацніть на Нове правило кнопка під кнопкою Правила електронної пошти Вкладка.

3. У майстрі правил натисніть, щоб виділити Застосувати правило до повідомлень, які я надсилаю та натисніть кнопку МАЙБУТНІ кнопки.

4. У другому майстрі правил натисніть МАЙБУТНІ , не вказавши жодних умов, а потім натисніть Так у діалоговому вікні Microsoft Outlook.

Tips : Якщо вам потрібно додати категорії для електронних листів за критеріями, ви можете позначити відповідні умови та налаштувати умови, як вам потрібно.

5. У третьому майстрі правил виконайте такі дії:
(1) Поставте галочку віднести його до категорії категорії опція в крок 1 розділ;
(2) Клацніть на підкресленому тексті “категорія"У крок 2 розділ;
(3) Тепер з'являється діалогове вікно "Категорії кольорів", будь-ласка, позначте одну або кілька категорій кольорів, як вам потрібно;
(4) Клацніть на OK кнопка;
(5) Клацніть на МАЙБУТНІ у майстрі правил.

6. У четвертому майстрі правил укажіть винятки, якщо це необхідно, та натисніть на МАЙБУТНІ кнопки.

7. В останньому майстрі правил введіть нове правило в крок 1 у розділі, позначте параметри запуску, як вам потрібно, у крок 2 і натисніть на обробка кнопки.

примітки: Якщо з'явиться діалогове вікно попередження Microsoft Outlook, клацніть на OK кнопку, щоб продовжити.

8. Тепер воно повернеться до діалогового вікна Правила та попередження, клацніть на OK , щоб зберегти зміни та закрити їх.

Відтепер до всіх вихідних електронних листів (або електронних листів, що відповідають критеріям, якщо ви вказали) автоматично додаватимуться зазначені категорії кольорів.
Tips : Потрібен регулярний запуск Outlook. Якщо Outlook не працює, правило не класифікує вихідні електронні листи.

4.3 Примітки

Категорії будуть надіслані електронною поштою одержувачам. Коли одержувачі отримують ці електронні листи в Outlook, вони отримують кольорові категорії, крім електронної пошти, у списку повідомлень та у верхній частині вмісту повідомлення на панелі читання або у вікні повідомлення.