Як зменшити розмір поштової скриньки в Outlook?

Велика кількість повідомлень електронної пошти сповільнить роботу Outlook. У цьому підручнику буде представлено кілька методів зменшення розміру поштової скриньки для підвищення продуктивності Outlook,

Примітка: перш ніж спробувати запропоновані рішення, переконайтеся, що ви зробили повну резервну копію файлів Outlook PST.

Усі методи, надані в цьому посібнику, працюють в Outlook 2021, у різних версіях Outlook можуть бути деякі відмінності.

Знайдіть і видаліть великі електронні листи та вкладення

Спосіб 1 Сортування електронних листів за розміром

Спосіб 2 Пошук електронної пошти за розміром

Використання засобу очищення поштової скриньки

Очистити видалені елементи

Перемістіть старі листи в архівний файл

Стисніть файл даних Outlook

Архівуйте старіший файл даних Outlook

Очистити зайві повідомлення

Знайдіть і видаліть великі електронні листи та вкладення

Є два методи, які допоможуть вам швидко знайти великі електронні листи та вкладення.

Спосіб 1 Сортування електронних листів за розміром

У Outlook, як правило, ви сортуєте електронні листи за датою отримання, насправді ви також можете сортувати листи за розміром.

2. Потім перейдіть до За датою випадаючого списку Розмір.

Тепер усі електронні листи в папці сортуються за розміром, а Outlook автоматично групує електронні листи за розміром у 4 групи.

Потім ви можете видалити великі електронні листи.

Спосіб 2 Пошук електронної пошти за розміром

1. У списку папок облікового запису перейдіть до Папка пошукуі клацніть правою кнопкою миші, щоб натиснути Нова папка пошуку.

2. Потім у Нова папка пошуку діалогове вікно, перейдіть до Організація пошти розділ і клацніть Велика пошта, потім натисніть кнопку Вибирати щоб відкрити діалогове вікно «Розмір пошти», і вкажіть принаймні невеликий розмір на основі яких ви хочете знайти листи. Натисніть OK > OK щоб закрити діалоги.

Тепер ви бачите, що створено нову папку, і всі листи, розмір яких перевищує 50 Кб, перераховані в цій новій папці, ви можете переглядати їх і видаляти листи, які вам більше не потрібні.

Використання засобу очищення поштової скриньки

Інструмент очищення поштової скриньки дуже корисний для зменшення розміру поштової скриньки. З ним ви можете очистити папку «Видалені». щоб звільнити місце, а також можна натиснути Автоархів щоб перемістити старіші листи до архівного файлу.

Натисніть філе , а потім натисніть Tools > Очищення поштової скриньки..

Очистити видалені елементи

Натисніть Переглянути розмір видалених елементів щоб побачити розмір Папка "Видалені об'єкти", потім поверніться до клацання порожній щоб остаточно видалити елементи з папки «Видалені».

Перемістіть старі листи в архівний файл

Натисніть Автоархів кнопку, щоб перемістити старі елементи до архівних файлів на поточному комп’ютері.

Стисніть файл даних Outlook

В Outlook ви можете вручну стиснути файл даних Outlook (PST).

1. клацання філе , а потім натисніть Налаштування облікового запису > Налаштування облікового запису.

2. У діалоговому вікні Параметри облікового запису натисніть Файл даних потім виберіть один обліковий запис який ви хочете стиснути його файл даних, клацніть Налаштування.

3. У діалоговому вікні Файл даних Outlook клацніть Компактний зараз. Клацніть OK.

Архівуйте старіший файл даних Outlook

1. клацання філе > Опціїі у вікні «Параметри» натисніть Advanced на лівій панелі, а потім клацніть Налаштування автоархівування.

2. У діалоговому вікні автоархівації позначте Run AutoArchive кожні n днів, а потім вкажіть цей параметр та інші параметри, які вам потрібні, наприклад Очистіть предмети, ніж. Потім натисніть OK > OK.

Очистити зайві повідомлення

Використання групи функцій «Очистити» для видалення зайвих повідомлень у вибраних бесідах, папках або вкладених папках

Виберіть папки або розмови та натисніть Головна та на вкладці видаляти виберіть одну функцію зі спадного списку Прибирати.