Перейти до основного матеріалу

Як створити папку для впорядкування електронних листів із певними людьми в Outlook?

Вас перевантажує захаращена папка "Вхідні"? У цьому підручнику я познайомлю з трьома методами впорядкування електронних листів із певними людьми в Outlook для кращої ефективності.


Завжди переміщуйте електронні листи з певними людьми до створеної папки

1. Клацніть правою кнопкою миші обліковий запис електронної пошти, для якого ви створите папку для впорядкування електронних листів, виберіть Нова папка у меню, яке відкривається правою кнопкою миші, і назвіть папку.

2. У папці «Вхідні» або «Надіслані» виберіть будь-яке з повідомлень електронної пошти, що містить певну адресу електронної пошти, на яку ви перемістите всі його/її електронні листи до створеної папки.

3 На Головна вкладка, в Рухатися групу, натисніть на Правила > Завжди переміщувати повідомлення з: конкретної електронної адреси та / або Правила > Завжди переміщувати повідомлення на: певну електронну адресу відповідно до ваших потреб.

4. У спливаючому діалоговому вікні «Правила та сповіщення» вкажіть папку, до якої потрібно перемістити повідомлення, а потім натисніть OK.

5. Електронні листи в папці «Вхідні» або «Надіслані», які відповідають умовам, тепер переміщуються до папки, яку ви щойно створили. І майбутні повідомлення електронної пошти також потраплять безпосередньо до папки, якщо вони відповідають умовам.


Створіть папку пошуку для автоматичного впорядкування електронних листів для певних людей

Якщо ви не хочете переміщувати повідомлення до папки, а просто хочете їх легко переглядати. Ви можете створити папку пошуку в Outlook, яка дає змогу знаходити повідомлення електронної пошти, які відповідають заданим критеріям, у кількох папках, але зберігати їх у вихідних папках.

1 На Папка вкладка, в Нові групу, натисніть на Нова папка пошуку.

2. У спливаючому діалоговому вікні «Нова папка пошуку» виконайте такі дії:
  • 1) У полі «Вибір папки пошуку» виберіть «Пошта від людей і списків». Пошта від і до певних людейабо Пошта від певних людей як вам потрібно.
  • 2) У полі Налаштувати папку пошуку натисніть Вибирати щоб вибрати людей зі свого списку адрес.
  • 3) Укажіть обліковий запис електронної пошти, з якого шукати електронні листи.
  • 4) Клацніть OK.

3. У розділі Папки пошуку буде створено папку пошуку, яка містить повідомлення електронної пошти, які відповідають умовам.


Пакетне створення папок для організації листів для всіх ваших облікових записів електронної пошти за допомогою VBA

Якщо у вас є кілька облікових записів електронної пошти в Outlook і ви хочете створити папки для кожного облікового запису електронної пошти пакетами для певних людей, ви можете використовувати метод VBA, щоб перемістити повідомлення, що містять певних людей, із папок «Вхідні» або «Надіслані» ваших облікових записів електронної пошти. Будь ласка, зробіть наступне.

1. У Outlook клацніть філе > Опції > Центр безпеки, а потім натисніть на Налаштування центру довіри.

2. У спливаючому діалоговому вікні перейдіть на Налаштування макросувиберіть Увімкнути всі макроси, і перевірити Застосуйте параметри безпеки макросу до встановлених надбудов.

3. клацання OK кнопки для закриття діалогових вікон.

4 Натисніть кнопку інший + F11 клавіші, щоб відкрити вікно Microsoft Visual Basic for Applications.

5. клацання Insert > Модулі. Потім скопіюйте один із наведених нижче кодів VBA у вікно модуля.

Код VBA 1: пакетне створення папок для впорядкування електронних листів із певними відправниками в папках «Вхідні» всіх облікових записів електронної пошти

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Примітка. Ви повинні замінити певні фрагменти відповідно до коментарів у 12-му, 16-му та 35-му рядках коду VBA вище.

Код VBA 2: пакетне створення папок для впорядкування електронних листів із певними одержувачами в папках «Вхідні» всіх облікових записів електронної пошти

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then   'To find CC recipients. Replace "olCC" with "olBCC" to find BCC recipients
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Примітка:

  • 1) Ви повинні замінити певні фрагменти відповідно до коментарів у 12-му, 16-му та 35-му рядках коду VBA вище.
  • 2) Щоб архівувати повідомлення, що містять певного одержувача CC або BCC, розкоментуйте 28-й і 33-й рядки, видаливши апостроф (') на початку рядків.

6. прес F5 щоб запустити код VBA. І нові папки будуть створені, якщо є повідомлення, які відповідають умовам.

Примітка: Метод VBA працює для наявних повідомлень електронної пошти. Якщо є нові повідомлення від/від певної особи, які ви хочете заархівувати, повторіть кроки 4-6.

Статті по темі

Як створити папку пошуку для кількох файлів даних Outlook/Pst/облікових записів електронної пошти?

Як ви знаєте, папка пошуку може шукати лише електронні листи в межах поточної поштової скриньки в Outlook. Однак Outlook може шукати в усіх поштових скриньках за допомогою функції миттєвого пошуку. Тому ви можете спробувати наведений нижче обхідний шлях, щоб створити папку пошуку в кількох облікових записах електронної пошти в Outlook.

Як створити папку пошуку для внутрішніх електронних листів у Outlook?

Неважко створити папку пошуку за вказаним відправником або доменом відправника в звичайних облікових записах електронної пошти POP3 в Outlook. Однак такий же спосіб не працює для біржового рахунку. У цій статті я покажу вам, як створити папку пошуку, щоб відображати всі електронні листи від внутрішніх відправників в обліковому записі обміну.

Як згрупувати повідомлення електронної пошти за вказаними категоріями кольорів у Outlook?

Іноді ви позначаєте повідомлення електронної пошти заданими кольоровими категоріями, і тоді ви можете легко керувати цими повідомленнями чи дізнаватися про них або для інших цілей. Коли маса повідомлень електронної пошти стовпиться в поштовій папці, важко зразу дізнатись повідомлення електронної пошти, позначені певними категоріями кольорів. Насправді існує кілька прийомів для швидкого групування повідомлень електронної пошти за визначеними кольоровими категоріями в Microsoft Outlook.

Як створити папку для впорядкування електронних листів за діапазоном дат у Outlook?

У цьому підручнику я познайомлю два методи організації електронних листів за діапазоном дат за допомогою папок у Outlook для кращої ефективності.


Найкращі інструменти продуктивності офісу

Kutools для Outlook - Понад 100 потужних функцій, які покращать ваш Outlook

🤖 AI Mail Assistant: Миттєві професійні електронні листи з магією штучного інтелекту – геніальні відповіді одним клацанням, ідеальний тон, багатомовна майстерність. Трансформуйте електронну пошту без зусиль! ...

???? Автоматизація електронної пошти: Поза офісом (доступно для POP та IMAP)  /  Розклад надсилання електронних листів  /  Автоматична копія/прихована копія за правилами під час надсилання електронної пошти  /  Автоматичне пересилання (розширені правила)   /  Автоматично додавати привітання   /  Автоматично розділяйте електронні листи кількох одержувачів на окремі повідомлення ...

📨 Управління електронною поштою: Легко відкликайте електронні листи  /  Блокуйте шахрайські електронні листи за темами та іншими  /  Видалити повторювані електронні листи  /  розширений пошук  /  Консолідація папок ...

📁 Вкладення ProПакетне збереження  /  Пакетне від'єднання  /  Пакетний компрес  /  Автозавантаження   /  Автоматичне від'єднання  /  Автокомпресія ...

???? Магія інтерфейсу: 😊Більше красивих і класних смайликів   /  Підвищте продуктивність Outlook за допомогою вкладок  /  Згорніть Outlook замість того, щоб закривати ...

👍 Дива в один клік: Відповісти всім із вхідними вкладеннями  /   Антифішингові електронні листи  /  🕘Показувати часовий пояс відправника ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Контакти та календар: Пакетне додавання контактів із вибраних електронних листів  /  Розділіть групу контактів на окремі групи  /  Видаліть нагадування про день народження ...

більше Особливості 100 Чекайте на ваше дослідження! Натисніть тут, щоб дізнатися більше.

 

 

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Please leave your comments in English
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations