Перейти до основного матеріалу

Як автоматично завантажувати / зберігати вкладення з Outlook у певну папку?

Хоча зберегти всі вкладення з одного електронного листа в Outlook просто за допомогою Attachments > Зберегти всі вкладення Керування вкладеннями з кількох електронних листів, особливо у великих кількостях, може бути більш складним. У цій статті представлено два ефективні рішення для автоматичного завантаження вкладень із електронних листів Outlook до певної папки. Ці методи особливо корисні під час роботи з численними електронними листами та вкладеннями, спрощуючи процес і економлячи час.


Автоматично завантажуйте вкладення Outlook у папку з VBA та правилами

Цей підхід передбачає використання сценарію VBA, який під час виконання з певним правилом автоматично завантажує та зберігає вкладення з електронних листів Outlook у визначену папку. Виконайте наступні дії:

  1. прес Alt + F11 відкрити Microsoft Visual Basic для додатків вікна.
  2. Натисніть Insert > Модулі, а потім вставте нижче скрипт VBA у щойно відкритий Модулі вікна.

    VBA: Автоматичне збереження вкладень Outlook у певну папку

    Public Sub SaveAttachmentsToDisk(MItem As Outlook.MailItem)
    Dim oAttachment As Outlook.Attachment
    Dim sSaveFolder As String
    sSaveFolder = "C:\Users\DT168\Documents\outlook-attachments\"
    For Each oAttachment In MItem.Attachments
    oAttachment.SaveAsFile sSaveFolder & oAttachment.DisplayName
    Next
    End Sub

    Примітка: Будь ласка, знайдіть лінію sSaveFolder = "C: \ Users \ DT168 \ Documents \ outlook-attachments \"і замініть його шляхом до потрібної папки призначення.

  3. Збережіть сценарій VBA та закрийте Microsoft Visual Basic для додатків вікна.
  4. Перейти до пошта переглянути та натисніть Головна > Правила > Керування правилами та сповіщеннями.
  5. На відкритті Правила та попередження діалогове вікно, натисніть на Нове правило кнопка на Правила електронної пошти Вкладка.
  6. У Майстер правил у діалоговому вікні, що з’явиться, виберіть Застосувати правило щодо отриманих повідомлень та натисніть кнопку МАЙБУТНІ кнопки.
  7. У Майстер правил (Які умови ви хочете перевірити?) у діалоговому вікні натисніть МАЙБУТНІ без вибору параметрів. А потім натисніть Так у спливаючому вікні Microsoft Перспективи діалогове вікно.
  8. У наступному Майстер правил (Що ви хочете зробити з повідомленням?) діалоговому вікні виконайте наступні дії:
    1. Перевірте запустити скрипт варіант. Порада: Якщо ви не бачите опції, будь ласка перейдіть до цього підручника щодо ввімкнення параметра «запустити сценарій» в Outlook.
    2. Клацніть підкреслений синім текстом "сценарій", щоб відкрити Виберіть Сценарій діалогове вікно. Тут виберіть сценарій, який ви додали крок 2 і натисніть кнопку OK кнопки.
    3. Натисніть МАЙБУТНІ кнопка, щоб продовжити.
  9. У Майстер правил (чи є винятки?) діалогове вікно, натисніть на МАЙБУТНІ кнопку безпосередньо.
  10. В останньому Майстер правил у діалоговому вікні назвіть правило в крок 1 позначте параметри, як вам потрібно, у крок 2 і натисніть на обробка кнопки.
  11. Закрити Правила та попередження діалогове вікно.

Результат

Тепер, якщо ви вибрали параметр «Запустити це правило зараз для повідомлень, які вже є в папці «Вхідні», усі вкладення з вашого облікового запису електронної пошти буде завантажено та збережено у вказаній цільовій папці. Крім того, якщо ви позначили опцію «Увімкнути це правило», усі вкладення з вхідних електронних листів автоматично завантажуватимуться та зберігатимуться у визначеній папці.


Автоматично завантажуйте вкладення Outlook до папки за допомогою Kutools для Outlook

з Kutools для Outlook встановлено на вашому комп’ютері, його Автоматичне від'єднання функція дає змогу автоматично завантажувати всі або певні вкладення Outlook відповідно до встановлених умов, зручно спрямовуючи їх до вибраної папки. Крім того, ця функція забезпечує гнучкість створення вкладених папок. Він надає два варіанти назв цих вкладених папок: ви можете вибрати один із форматів, наприклад [тека повідомлень]-[тема повідомлення]або виберіть додавання спеціального текстового рядка як суфікса до вибраного формату. Ця можливість значно покращує організацію та доступність ваших вкладень.

Kutools для Outlook: Доповніть Outlook понад 100 обов’язковими інструментами. Тестуйте його БЕЗКОШТОВНО протягом 60 днів без будь-яких умов!   Детальніше ...   Завантажити зараз!

  1. Натисніть Кутулс > Автоматичне від'єднання щоб відкрити діалогове вікно функції.
  2. У Автоматичне від'єднання вкладень виберіть діалогове вікно Автоматично від'єднати всі отримані вкладення і налаштуйте наступним чином:
    1. Натисніть кнопку огляду щоб вказати папку призначення для збереження автоматично від’єднаних вкладень.
    2. (Необов’язково) Перевірте Від'єднайте вкладення у стилі нижче якщо ви бажаєте створити вкладені папки для зберігання вкладень.
      • Створіть підпапки у нижчому стилі: Назвіть вкладені папки в одному із попередньо визначених форматів, наприклад [тека повідомлень]-[тема повідомлення].
      • Перейменуйте збережені вкладення у стилі нижче: назвіть вкладені папки, використовуючи один із попередньо визначених форматів, і додайте спеціальний текстовий рядок як суфікс.
    3. (Необов’язково) Перевірте Піктограма вкладення все ще залишається в електронних листах можливість зберегти візуальний індикатор у електронних листах, які мали вкладення.
    4. Натисніть Ок.

Результат

Відтепер усі вкладення автоматично зберігатимуться у вказаній папці після отримання електронних листів.

Порада: Якщо ви хочете налаштувати автоматичне від’єднання вкладень на основі певних правил, увімкніть Автоматичне від'єднання вкладень за правилами опція в Автоматичне від'єднання вкладень діалог. Після цього натисніть Нові кнопку, щоб визначити умови фільтра та бажані параметри збереження.

Примітки:

  • Хочете отримати доступ до Автоматичне від'єднання функція? Завантажити Kutools для Outlook зараз! Окрім цього, Kutools може похвалитися безліччю понад 100 інших функцій і пропонує 60-денну безкоштовну пробну версію. Не чекайте, спробуйте вже сьогодні!
  • Якщо ви бажаєте від’єднати або завантажити наявні вкладення з кількох/усіх отриманих електронних листів у Outlook, застосуйте Kutools для Outlook Від'єднати все (вкладення) or Зберегти все (додатки) функцію.

Статті по темі:


Найкращі інструменти продуктивності офісу

Kutools для Outlook - Понад 100 потужних функцій, які покращать ваш Outlook

🤖 AI Mail Assistant: Миттєві професійні електронні листи з магією штучного інтелекту – геніальні відповіді одним клацанням, ідеальний тон, багатомовна майстерність. Трансформуйте електронну пошту без зусиль! ...

???? Автоматизація електронної пошти: Поза офісом (доступно для POP та IMAP)  /  Розклад надсилання електронних листів  /  Автоматична копія/прихована копія за правилами під час надсилання електронної пошти  /  Автоматичне пересилання (розширені правила)   /  Автоматично додавати привітання   /  Автоматично розділяйте електронні листи кількох одержувачів на окремі повідомлення ...

📨 Управління електронною поштою: Легко відкликайте електронні листи  /  Блокуйте шахрайські електронні листи за темами та іншими  /  Видалити повторювані електронні листи  /  розширений пошук  /  Консолідація папок ...

📁 Вкладення ProПакетне збереження  /  Пакетне від'єднання  /  Пакетний компрес  /  Автозавантаження   /  Автоматичне від'єднання  /  Автокомпресія ...

???? Магія інтерфейсу: 😊Більше красивих і класних смайликів   /  Підвищте продуктивність Outlook за допомогою вкладок  /  Згорніть Outlook замість того, щоб закривати ...

👍 Дива в один клік: Відповісти всім із вхідними вкладеннями  /   Антифішингові електронні листи  /  🕘Показувати часовий пояс відправника ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Контакти та календар: Пакетне додавання контактів із вибраних електронних листів  /  Розділіть групу контактів на окремі групи  /  Видаліть нагадування про день народження ...

більше Особливості 100 Чекайте на ваше дослідження! Натисніть тут, щоб дізнатися більше.

 

 

Comments (115)
Rated 4.5 out of 5 · 1 ratings
This comment was minimized by the moderator on the site
Thank you for this information
This comment was minimized by the moderator on the site
May i ask some question?

I usually received mail to many people and many kinds of files.
So i should distinguish each file.
But now, It can`t.

So Did you have any idea for this?
(like chacnged file name or and so on...)

Thank you for your help

BR
Hansu
This comment was minimized by the moderator on the site
Thank you for your great code
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi,
I create Module in Microsoft VBA & save it
However when go to create Rules in Outlook, I can't see the select box of "Run a script"
What is the reason & how to fix it?
Thank you
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi there,

In some versions of Outlook, especially in more recent updates, the "Run a Script" option might be disabled by default due to security concerns. To enable the "Run a Script" option in Outlook, you usually need to modify the registry settings. Here's a general guide on how to do it:

1. Close Outlook: Make sure Outlook is not running.
2. Open Registry Editor: Press Win + R, type regedit, and hit Enter.
3. Navigate to the Outlook Security Settings: Depending on your version of Outlook, you'll need to navigate to a specific path in the Registry Editor. For example, for Outlook 2016, 2019, and Microsoft 365, you might navigate to HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Security.
4. Modify/Add the Registry Value:
4.1 Right-click in the right pane and choose New > DWORD (32-bit) Value.
4.2 Name the new value as EnableUnsafeClientMailRules.
4.3 Set its value to 1.
5. Close Registry Editor and restart your computer.
6. Open Outlook and check if the "Run a Script" option is available.
This comment was minimized by the moderator on the site
Ale kupa, oszuści. Maile zaczynają znikać. Nie mam moich wiadomości.
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi, code works great however I am saving excel files and was wondering how I can modify the saved name. I recieve files like this "exa 2022-08.xlsx" how can I save the excel file as just "2022-08"?

this is my current code and my file saves however as just a file type not excel.

Public Sub PortlandDaily(MItem As Outlook.MailItem)
Dim oAttachment As Outlook.Attachment
Dim sSaveFolder As String
sSaveFolder = "T:\_Portland\Engineering Data\Daily Production Data\Test\"
For Each oAttachment In MItem.Attachments

Dim SplitName() As String
SplitName = Split(oAttachment.DisplayName, ".")

Dim RightName As String
RightName = Right(SplitName(0), 7)

Dim SaveName As String

SaveName = sSaveFolder & RightName

oAttachment.SaveAsFile sSaveFolder & oAttachment.DisplayName

Next
End Sub
Rated 4.5 out of 5
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi there,

Please try the code below:
Public Sub PortlandDaily(MItem As Outlook.MailItem)
Dim oAttachment As Outlook.Attachment
Dim sSaveFolder As String
sSaveFolder = "T:\_Portland\Engineering Data\Daily Production Data\Test\"
For Each oAttachment In MItem.Attachments
  Dim SplitName() As String
  SplitName = Split(oAttachment.DisplayName, ".")
  Dim RightName As String
  RightName = Right(SplitName(0), 7) 'You can also declare the file name here, e.g., RightName = "2022-08"
  Dim SaveName As String
  SaveName = sSaveFolder & RightName & "." & SplitName(1)
  oAttachment.SaveAsFile SaveName
Next
End Sub


Amanda
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi. is it possible to give the attachment file an entirely new name, using information form the mail (for example the date of delivery).
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi,
How can I create a VBA to save attachment (Excel file) in my location drive when email received in my outlook folder and using the file name based on cell value...Many thanks

Regards,
Anthony On
This comment was minimized by the moderator on the site
Bonjour, j'ai réussi à rajouter "exécuter un script" dans les règles et faire fonctionner le script dans outlook. Les pièces jointes d'un mail bien précis s'enregistrent parfaitement dans le dossier demandé. Sauf que j'aimerais enregistrer uniquement les fichiers .txt, et non les .pdf qui s'incrémentent également. Aussi j'ai une autre requête s'il vous plaît, le script fonctionne très bien pour définir un dossier de destination, mais je souhaite définir d'autres règles qui me permettraient d'enregistrer les pièces jointes d'autres mails vers un autre dossier de destination. J'ai essayé de faire un 2e module VBA, cela ne fonctionne pas. J'ai généré un deuxième projet VBA mais Outlook n'en gère qu'un seul. Dans ce cas, comment remédier s'il vous plait ? Merci pour ce tuto très clair pour moi qui suis débutante.
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi pearl,
Could you please send the code you generated so that we can fix it?
Amanda
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi Can we  download the attachment contains specific letters using VBA code
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi DAS,
When you said “the attachment contains specific letters”, did you mean you want to download the attachments from specific letters?
Amanda
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi,
I executed the VBA + Rule option and it seemed to work perfectly. However, it recently stopped working with no errors. The rule is set to read the subject line, move to a certain folder if there is a certain subject, and then run the script. I know the trigger is working in the rule because the first action (move to folder) is working as it should.
Any idea why the rule trigger would work, but the documents are no longer being saved?
Things I have tried/checked:-The file path is correct-I added delays in various spots in the vba using application.wait-outlook has been shutdown and re-opened, and so has my laptop
(disclosure: I am a bit of a VBA newbie, but have beginner level coding knowledge)
There are no comments posted here yet
Load More
Please leave your comments in English
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations